Geschäftsadresse in Deutschland, Wohnsitz im Ausland

Hier liegt der eigentliche Kern. § 35 Abs. 2 Satz 3 GmbHG bestimmt, dass an die Vertreter der Gesellschaft unter der im Handelsregister eingetragenen Geschäftsanschrift Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke für die Gesellschaft zugestellt werden können. Satz 4 lässt die Zustellung zusätzlich an die eingetragene Anschrift einer empfangsberechtigten Person nach § 10 Abs. 2 Satz 2 GmbHG zu. Die Zustellung wird also an die Registeranschrift geknüpft, nicht an Deinen Aufenthaltsort.

Für Auswanderer folgt daraus eine Kette, die man einmal gesehen haben muss:

1. Zustellung an die eingetragene Anschrift wirkt. Auch wenn der Brief dort in einem Flur liegt, in dem niemand mehr wohnt.
2. Scheitert sie, hilft § 15a HGB. Die Vorschrift eröffnet den Weg zur öffentlichen Zustellung an eingetragene Gesellschaften, wenn eine Zustellung an die eingetragene Anschrift nicht möglich ist.
3. § 185 ZPO macht daraus den Aushang. Nummer 2 erlaubt die öffentliche Zustellung, wenn bei juristischen Personen, die zur Anmeldung einer inländischen Geschäftsanschrift verpflichtet sind, eine Zustellung weder unter dieser Anschrift noch unter einer im Register eingetragenen Anschrift einer empfangsberechtigten Person möglich ist. Nummer 3 greift, wenn eine Zustellung im Ausland nicht möglich ist oder keinen Erfolg verspricht.
4. Die Frist läuft trotzdem. Ein Mahnbescheid, gegen den niemand Widerspruch einlegt, wird vollstreckbar. Ein Versäumnisurteil ergeht, ohne dass Du je von der Klage erfahren hast.

Für Dich persönlich, also außerhalb der Gesellschaft, sieht es anders aus. Innerhalb der Europäischen Union wird nach der Verordnung (EU) 2020/1784 über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke zugestellt, mit Übermittlungs- und Empfangsstellen und Übersetzungsregeln. Das dauert, funktioniert aber. Außerhalb der EU wird es zäh, und genau dort greift Nummer 3 der öffentlichen Zustellung schneller, als vielen lieb ist.

Die praktische Antwort auf diese Kette ist banal: eine inländische Anschrift mit Briefkasten auf Deinen Namen, an der Post regelmäßig bearbeitet wird, plus eine schriftliche Empfangsvollmacht, damit auch Einschreiben und Zustellungsurkunden entgegengenommen werden dürfen. Genau das ist unser Business-Paket. Warum die Frist bei einem gelben Brief ab dem Tag auf dem Umschlag läuft und nicht ab dem Tag, an dem Du im Ausland davon erfährst, erklärt Gelber Brief und förmliche Zustellung.

Rechenbeispiel: GmbH-Geschäftsführerin zieht nach Spanien

Modellrechnung, keine Kundengeschichte. Eine Beratungs-GmbH mit einer Geschäftsführerin, Kunden ausschließlich in Deutschland, bisher eingetragen unter der Privatanschrift der Geschäftsführerin in Köln. Sie zieht nach Valencia, die Wohnung wird gekündigt. Vor dem Umzug wird die neue Geschäftsanschrift vertraglich gesichert, der Notar meldet die Änderung zum Handelsregister an, die Eintragung erfolgt. Post: zwölf Sendungen im Monat, davon zehn geschäftlich, acht sollen geöffnet und gescannt werden, zwei Originale gehen gesammelt in einer Sendung der optionalen wöchentlichen Sammel-Weiterleitung an die Steuerberatung (in diesem Monat einmal genutzt). Kosten: 24,90 € netto für Business mit zehn enthaltenen Voll-Scans plus 6,99 € für die eine Sammelsendung (bis 1 kg, Porto innerhalb Deutschlands inklusive), also 31,89 € netto; bei vier Sammelsendungen im Monat kämen viermal 6,99 € dazu, also 27,96 €, zusammen 52,86 € netto. Dazu einmalig 29 € für Einrichtung und Identitätsprüfung per Postident und die Notarkosten für die Registeränderung, die unabhängig vom Adressanbieter anfallen. Wie Einzel- und Sammelweiterleitung im Vergleich zum Nachsendeauftrag abschneiden, zeigt Postweiterleitung für die Firma im Ausland.

Stellen wir einer Gesellschaft, also einer juristischen Person oder Personengesellschaft, eine Geschäftsanschrift zur Verfügung, sind wir nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchstabe c GwG Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Dann identifizieren wir vor der ersten Nutzung die vertretungsberechtigte Person und klären die wirtschaftlich Berechtigten. Bei Einzelunternehmern gilt diese Pflicht nicht. Geprüft wird die Identität trotzdem: im Impressum-Paket anhand einer Ausweiskopie im Vertragsformular, in Business und Digital Pro per Postident.

Erhoben werden nach § 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und eine Wohnanschrift. Deine ausländische Wohnanschrift ist dafür in Ordnung, unsere Anschrift ist es nicht. Die Überprüfung richtet sich nach § 13 Abs. 1 GwG, also entweder durch angemessene Prüfung eines vor Ort vorgelegten Dokuments oder durch ein sonstiges Verfahren mit gleichwertigem Sicherheitsniveau. Bei uns läuft sie in Business und Digital Pro über Postident. Ob das mit Deinem Ausweisdokument und von Deinem neuen Wohnort aus klappt, klären wir vor dem Angebot.

Dazu kommt das Transparenzregister. § 19 Abs. 1 GwG verlangt zu jedem wirtschaftlich Berechtigten Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten. Wohnort heißt Wohnort, nicht Geschäftsanschrift. Wer nach Portugal zieht, trägt dort seinen Wohnort ein und meldet die Änderung nach § 20 GwG. Eine gemietete Geschäftsadresse ersetzt diese Angabe nicht und darf sie nicht verdecken. Den Begriff selbst erklärt Transparenzregister im Glossar.

Der zeitliche Ablauf ist deshalb: Anfrage, Angebot per E-Mail, Unterschrift im Online-Vertragsformular, Identitätsprüfung, Freischaltung nach abgeschlossener Identitätsprüfung. Plane für einen Auslandsfall ausreichend Vorlauf ein und nenne uns einen Notartermin gleich in der Anfrage.

Rechenbeispiel: UG-Gesellschafter zieht in die Schweiz

Modellrechnung. Eine UG mit zwei Gesellschaftern, einer bleibt in Hannover, einer zieht nach Basel. Eingetragen war bisher die Wohnung des Auswandernden. Nach der Änderung steht die gemietete Geschäftsanschrift im Register, der Briefkasten trägt die vollständige Firma mit dem Zusatz haftungsbeschränkt, ohne c/o. Post: sechs Sendungen im Monat, vier geöffnet und gescannt, alle im Kontingent. Kosten: 24,90 € netto im Monat. Der Wohnort des Auswandernden wird im Transparenzregister auf Basel geändert, die Steuerpflicht der UG in Deutschland bleibt bestehen, solange der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung in Hannover liegt.