§ 35 Abs. 2 GmbHG regelt den Normalfall: An die Vertreter der Gesellschaft können unter der im Handelsregister eingetragenen Geschäftsanschrift Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden. Zusätzlich ist die Zustellung unter der eingetragenen Anschrift einer empfangsberechtigten Person nach § 10 Abs. 2 Satz 2 GmbHG möglich. Wie eine förmliche Zustellung im gelben Umschlag abläuft, zeigt Gelber Brief mit Zustellungsurkunde.
Der Ausnahmefall ist das Risiko. § 15a HGB erlaubt bei einer juristischen Person, die zur Anmeldung einer inländischen Geschäftsanschrift verpflichtet ist, die Zustellung nach den Vorschriften über die öffentliche Zustellung, wenn der Zugang unter der eingetragenen Anschrift nicht möglich ist. § 185 Nr. 2 ZPO sagt dasselbe für das Verfahren: Ist eine Zustellung weder unter der eingetragenen Anschrift noch unter der Anschrift einer eingetragenen empfangsberechtigten Person möglich, kann öffentlich zugestellt werden. Öffentliche Zustellung heißt Aushang, nicht Brief. Die Frist läuft, ob Du davon weißt oder nicht.
Deshalb ist die Frage bei einer GmbH nie, ob eine Adresse formal eintragungsfähig ist, sondern ob dort Post für die Gesellschaft mit Empfangsvollmacht ankommt, wie oft sie bearbeitet wird und was mit dem Brief danach passiert. Der BGH hat 2023 entschieden, dass die Anschrift eines Postdienstleisters, der Post lediglich weiterleitet, in einer Klageschrift keine ladungsfähige Anschrift ist (V ZR 210/22). Der Fall betraf eine natürliche Person; für juristische Personen genügte nach der früheren Rechtsprechung, die der BGH in Rn. 12 wiedergibt, eine Anschrift, unter der wirksam zugestellt werden kann. Bei uns erteilt die Gesellschaft eine schriftliche Empfangsvollmacht, die Post kommt in den Briefkasten mit der Firma, und wir bearbeiten sie mindestens einmal pro Woche. Die Einordnung steht unter BGH-Urteil V ZR 210/22 zur Weiterleitungsadresse.
Modellfall: Adresswechsel einer bestehenden GmbH
Modellfall, kein echter Kunde: Eine GmbH mit zwei Geschäftsführern gibt ihr angemietetes Büro auf und arbeitet verteilt. Im Register steht bislang die Büroanschrift, der Mietvertrag endet zum Quartal. Gebraucht wird eine Anschrift, die im Register stehen kann, an der Behördenpost ankommt und bearbeitet wird und die nicht die Privatanschriften der Geschäftsführer offenlegt.
Postaufkommen nach dem Wechsel: Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Versicherer, Banken, dazu Werbung. Angenommen zwölf relevante Briefe im Monat, davon acht zeitkritisch. Im Business-Paket sind zehn vollständige Scans enthalten, für die restlichen zwei fallen je 0,99 € an, macht 1,98 € im Monat. Der laufende Beitrag liegt bei 24,90 € netto monatlich, bei Jahreszahlung (12 Monate Laufzeit, Jahresbetrag im Voraus) bei 19,92 € netto im Monat. Einmalig 29 € Einrichtung, die Identitätsprüfung per Postident ist darin enthalten.
Wenn beide Geschäftsführer die Post vollständig digital sehen wollen und der Steuerberater automatisch mitlesen soll, ist Digital Pro die passende Stufe, weil Scans dort nicht gedeckelt sind und die Scans an bis zu drei weitere E-Mail-Adressen gehen können, etwa an den Steuerberater. Bei zwölf Briefen im Monat rechnet sich das noch nicht, ab 35 geöffneten Briefen im Monat schon (24,90 € + 25 × 0,99 € = 49,65 €). Alle Stückpreise stehen auf Preise, Dein eigenes Postaufkommen rechnet der Kostenrechner durch. Wie gescannte Post GoBD-gerecht abgelegt wird, steht in Geschäftspost digitalisieren nach GoBD.
Nicht vergessen: Der Wechsel selbst kostet zusätzlich die notarielle Beglaubigung der Anmeldung und die Registergebühr, und Impressum, Rechnungsvorlagen, Briefpapier und Bankstammdaten müssen nachgezogen werden.
