Postvollmacht: Muster, Inhalt und was sie erlaubt

Kurzantwort

Ohne Postvollmacht darf niemand Deine Post öffnen. Eine Empfangsvollmacht erlaubt die Annahme von Sendungen einschließlich Einschreiben und förmlicher Zustellungen (§ 171 ZPO). Eine Öffnungs- und Scanvollmacht erlaubt zusätzlich das Öffnen und Digitalisieren. Beides steht bei uns in einem Dokument, das Du vor der Bestellung im Volltext liest und jederzeit widerrufen kannst.

Warum eine Vollmacht nötig ist

Der Inhalt verschlossener Sendungen ist geschützt. Wer eine Sendung öffnet, die nicht für ihn bestimmt ist, greift in das Briefgeheimnis ein. Deshalb ist die schriftliche Vollmacht keine Formalie, sondern die Rechtsgrundlage für jede einzelne Bearbeitung.

Für förmliche Zustellungen kommt ein zweiter Punkt dazu: Damit eine Zustellung an uns rechtlich als Zustellung an Dich gilt, brauchen wir eine Empfangsvollmacht nach § 171 ZPO. Ohne sie könnte ein Gericht die Zustellung als unwirksam ansehen, und im schlimmsten Fall wird öffentlich zugestellt.

Ohne Vollmacht dürfen wir keinen Brief annehmen und schon gar keinen öffnen. Das ist der Grund, warum die Vollmacht Teil der Bestellung ist.

Arten der Vollmacht

• Empfangsvollmacht: Wir dürfen Sendungen annehmen und den Empfang quittieren. Zustellungen werden mit dem Zugang bei uns wirksam, Fristen laufen ab diesem Zeitpunkt.
• Öffnungs- und Scanvollmacht: Wir dürfen öffnen, scannen und Dir den Scan bereitstellen, nach den Einstellungen, die Du im Portal setzt.
• Vollmacht für Einschreiben und förmliche Zustellungen: Teil der Empfangsvollmacht. Wir kennzeichnen solche Sendungen in der Benachrichtigung.
• Nachsendeauftrag der Deutschen Post: Etwas anderes. Den stellst Du selbst, wenn Post von einer alten Anschrift umgeleitet werden soll.

Muster im Volltext

Der folgende Text ist das Muster, das Du bei der Bestellung bestätigst. Er ist ein Entwurf; die anwaltliche Prüfung steht noch aus. Bei digitaler Erteilung speichern wir Zeitstempel, IP-Adresse und Ident-Ergebnis als Nachweis.

Vollmachtgeber: Firma / Name, Rechtsform, vertreten durch (Vorname, Nachname, Geburtsdatum), Registergericht und Registernummer (falls vorhanden), Anschrift des Vollmachtgebers (Weiterleitungsadresse, nicht öffentlich), Kundennummer.

Bevollmächtigte: Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt), Auf der Lieth 16, 37077 Göttingen, Amtsgericht Göttingen HRB 208067, vertreten durch den Geschäftsführer Konstantin Schröer, sowie die von ihr mit der Postbearbeitung beauftragten und auf das Postgeheimnis verpflichteten Mitarbeiter.

1. Empfangsvollmacht

Ich bevollmächtige die Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt), alle Postsendungen entgegenzunehmen, die an mich beziehungsweise an das oben genannte Unternehmen unter der Anschrift [Name / Firma des Vollmachtgebers], [ggf. c/o Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt)], Auf der Lieth 16, 37077 Göttingen gerichtet sind. Die Vollmacht umfasst Briefe, Einschreiben aller Art (Einwurf, Übergabe, Rückschein, eigenhändig), Postzustellungsurkunden, förmliche Zustellungen von Gerichten und Behörden im Sinne des § 171 ZPO, Nachnahme- und Wertsendungen nur, soweit die Bevollmächtigte die Annahme im Einzelfall erklärt, sowie Pakete, soweit das gebuchte Paket die Paketannahme enthält. Die Bevollmächtigte ist berechtigt, den Empfang zu quittieren. Mir ist bekannt, dass Zustellungen mit dem Zugang bei der Bevollmächtigten wirksam werden und Fristen ab diesem Zeitpunkt laufen.

2. Vollmacht zum Öffnen und Scannen

Ich bevollmächtige die Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt), die unter Nummer 1 genannten Sendungen zu öffnen, den Inhalt zu scannen, mir die Scans im Kundenportal bereitzustellen und, wenn ich das im Kundenportal eingestellt habe, per E-Mail oder Schnittstelle an die von mir benannten Empfänger weiterzuleiten. Das Öffnen erfolgt nur nach meinen Einstellungen im Kundenportal: nur nach meiner Freigabe je Sendung, alle Sendungen am Eingangstag, oder alle Sendungen außer denen bestimmter Absender. Umschläge, die als „persönlich", „vertraulich" oder „eigenhändig" gekennzeichnet sind, werden nach meiner Wahl geöffnet, nur nach Freigabe geöffnet oder ungeöffnet weitergeleitet.

3. Weiterleitung, Aufbewahrung, Vernichtung

Ich bevollmächtige die Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt), Originale nach meinen Einstellungen oder auf meine Anweisung an die oben genannte Weiterleitungsadresse oder eine von mir im Kundenportal hinterlegte Adresse zu senden, Originale nach den Fristen des Vertrags (30 Tage, im Paket Digital Pro wahlweise 90 Tage) aufzubewahren und danach datenschutzgerecht zu vernichten sowie Sendungen, die ich im Kundenportal zur Vernichtung freigegeben habe, sofort zu vernichten.

4. Nachsendeauftrag und Erklärungen gegenüber Postdienstleistern

Ich bevollmächtige die Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt), gegenüber der Deutschen Post AG, DHL und anderen Zustelldiensten die Erklärungen abzugeben, die für die Zustellung meiner Post an die Geschäftsadresse nötig sind, insbesondere die Bestätigung, dass die Bevollmächtigte zur Annahme meiner Post berechtigt ist. Einen Nachsendeauftrag von einer anderen Anschrift zur Geschäftsadresse beantrage ich selbst.

5. Was die Vollmacht nicht umfasst

Die Vollmacht berechtigt nicht dazu, in meinem Namen Verträge zu schließen, Erklärungen abzugeben, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten, Fristen zu wahren oder Rechtsmittel einzulegen. Für Inhalt und Fristen meiner Post bleibe ich selbst verantwortlich.

6. Datenschutz

Die Bevollmächtigte verarbeitet den Inhalt meiner Post ausschließlich in meinem Auftrag und nach meinen Weisungen auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, den ich mit der Bestellung geschlossen habe. Sie behandelt den Inhalt vertraulich und verpflichtet die mit der Bearbeitung betrauten Personen auf das Postgeheimnis.

7. Dauer und Widerruf

Die Vollmacht gilt ab der Freischaltung meiner Geschäftsadresse und endet mit dem Ende des Vertrags über die Geschäftsadresse, spätestens 14 Tage danach für die Annahme noch eingehender Post. Ich kann sie jederzeit in Textform (E-Mail an info@geschaeftsadresse-online.de oder im Kundenportal) widerrufen. Mir ist bekannt, dass die Bevollmächtigte nach dem Widerruf keine Post mehr für mich annehmen und bearbeiten kann.

8. Vertretungsberechtigung

Ich versichere, dass ich berechtigt bin, diese Vollmacht für den Vollmachtgeber zu erteilen. Bei Gesellschaften füge ich einen aktuellen Handelsregisterauszug oder, bei Gründung, den Gesellschaftsvertrag bei.

Ort, Datum · Unterschrift des Vollmachtgebers oder der vertretungsberechtigten Person · Name in Druckbuchstaben.

So nutzen wir die Vollmacht

• Du liest den Volltext vor dem Häkchen. Das Muster steht hier, auch ohne Bestellung.
• Du kannst die Öffnungsvollmacht auf „nur nach Freigabe je Brief" beschränken. Im Impressum-Paket ist das die Voreinstellung.
• Du kannst die Vollmacht jederzeit im Portal widerrufen. Dann leiten wir nur noch ungeöffnet weiter.
• Dazu schließt Du mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, weil wir Deine Post für Dich verarbeiten.
• Jeder Zugriff auf einen Scan wird protokolliert. Du siehst das Protokoll im Portal.

Häufige Fragen

Darf ein Adressanbieter meine Post ohne Vollmacht öffnen?

Nein. Ohne Postvollmacht öffnet der Anbieter keine Sendung. Er darf sie annehmen, wenn eine Empfangsvollmacht vorliegt, und den ungeöffneten Umschlag fotografieren. Das Öffnen setzt eine ausdrückliche Öffnungs- und Scanvollmacht voraus.

Muss die Postvollmacht notariell beglaubigt sein?

Für die Annahme und Bearbeitung von Post reicht nach herrschender Praxis Textform. Für förmliche Zustellungen nach § 171 ZPO ist die schriftliche Vollmacht auf Verlangen vorzulegen. Bei Gesellschaften ist die Vertretungsberechtigung nachzuweisen, in der Regel mit Handelsregisterauszug.

Gilt die Vollmacht auch für Einschreiben und Gerichtspost?

Ja. Die Empfangsvollmacht umfasst Briefe, Einschreiben aller Art, Postzustellungsurkunden und förmliche Zustellungen von Gerichten und Behörden im Sinne des § 171 ZPO. Zustellungen werden mit dem Zugang bei der Bevollmächtigten wirksam, Fristen laufen ab diesem Zeitpunkt.

Wie widerrufe ich eine Postvollmacht?

Jederzeit in Textform, per E-Mail an info@geschaeftsadresse-online.de oder im Kundenportal. Nach dem Widerruf kann der Anbieter keine Post mehr für Dich annehmen und bearbeiten; der Widerruf gilt deshalb zugleich als Kündigung zum nächstmöglichen Termin, wenn Du nicht binnen 7 Tagen eine neue Vollmacht erteilst.

Brauche ich zusätzlich einen Nachsendeauftrag?

Diese Vollmacht ersetzt keinen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post. Wenn Post von einer alten Anschrift umgeleitet werden soll, stellst Du den Nachsendeauftrag selbst.

Hinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Die Postvollmacht ist ein Entwurf und wird vor der Vermarktung an UG und GmbH anwaltlich geprüft.