Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir auf geschaeftsadresse-online.de und bei der Erbringung unserer Leistungen verarbeiten, wozu wir das tun und welche Rechte Du hast. Wir halten uns an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).
Verantwortlicher
Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt)
Auf der Lieth 16
37077 Göttingen
Telefon: 0551 27 07 01 39
E-Mail: info@geschaeftsadresse-online.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist für uns gesetzlich nicht vorgeschrieben. Fragen zum Datenschutz beantwortet der Geschäftsführer unter der genannten E-Mail-Adresse.
Hosting und Server-Logs
Die Website ist eine statische Seite ohne Tracking, ohne Analyse-Dienste und ohne eingebundene Inhalte fremder Anbieter (keine externen Schriften, keine Karten, keine Videos).
Sie wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Die Server stehen in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Hetzner erhält keinen Zugriff auf Inhalte Deiner Bestellung oder Deiner Post, sondern stellt die Rechenleistung bereit.
Beim Aufruf jeder Seite speichert der Webserver automatisch:
- IP-Adresse des aufrufenden Geräts
- Datum und Uhrzeit des Aufrufs
- aufgerufene Seite und Statuscode
- übertragene Datenmenge
- Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent)
- zuvor besuchte Seite (Referrer), falls der Browser sie sendet
Zweck: Auslieferung der Seite, Erkennung von Angriffen und Fehlern, Sicherheit des Servers. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Die Logs werden nach 14 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.
Bestellung und Vertrag
Wenn Du eine Geschäftsadresse bestellst, erfassen wir im Bestellformular:
- Firmenname beziehungsweise Name, der im Impressum stehen soll, Rechtsform
- Vorname und Nachname der vertretungsberechtigten Person
- Weiterleitungsadresse und, falls abweichend, Rechnungsadresse
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Verwendungszweck der Adresse und eine kurze Beschreibung Deiner Tätigkeit
- gewähltes Paket, Laufzeit, Zahlungsart
- im Business- und Digital-Pro-Paket zusätzlich: Handelsregisternummer und Registergericht (falls vorhanden), USt-IdNr. (freiwillig), Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, gewünschte Briefkastenbeschriftung
- technische Begleitdaten der Absendung: Browserkennung (User-Agent) und ein nicht rückrechenbarer Hashwert der IP-Adresse, ausschließlich zur Abwehr automatisierter Bestellungen
Zweck: Abschluss und Durchführung des Vertrags, Rechnungsstellung, Rückfragen bei Zustellungen, Prüfung, ob die gewünschte Nutzung zulässig ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten erheben wir nach § 11 Abs. 5 GwG (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Vertragsunterlagen bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf, in der Regel 3 Jahre nach Vertragsende.
Identitätsprüfung (GwG, Aufbewahrung 5 Jahre nach § 8 GwG)
Wer Gesellschaften eine Geschäfts- oder Postadresse bereitstellt, ist nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 lit. c GwG Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz. Wir müssen deshalb jeden Kunden und jede vertretungsberechtigte Person identifizieren, bevor die Adresse aktiv wird (§§ 10 bis 13 GwG). Außerdem prüfen wir bei allen Paketen, ob die Person hinter der Adresse echt ist, damit unsere Anschrift nicht missbraucht wird.
Dafür verarbeiten wir:
- Vorder- und Rückseite Deines Personalausweises oder Reisepasses als Upload (JPG, PNG, PDF oder HEIC, maximal 8 MB je Datei)
- die darauf enthaltenen Daten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Anschrift
- bei Video- oder eID-Verfahren: das Prüfprotokoll des Ident-Dienstleisters
- bei Gesellschaften: Handelsregisterauszug oder Gesellschaftsvertrag, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, gegebenenfalls Abgleich mit dem Transparenzregister
- bei abweichender Anschrift: Meldebescheinigung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 10, 11, 12 GwG, soweit das GwG auf den Vertrag anwendbar ist. Bei Kunden, für die das GwG nicht gilt (zum Beispiel Freiberufler oder Einzelpersonen im Impressum-Paket), stützen wir die Prüfung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Ladungsfähigkeit der Adresse setzt voraus, dass wir wissen, für wen wir Post annehmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Anschrift vor Missbrauch).
Aufbewahrung: Nach § 8 Abs. 4 GwG müssen wir die Aufzeichnungen der Identifizierung 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahren und danach löschen. Bei Kunden, auf die das GwG nicht anwendbar ist, löschen wir die Ausweiskopie 12 Monate nach Vertragsende, es sei denn, wir brauchen sie zur Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen.
Für die Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz setzen wir einen Dienstleister für Video- oder Post-Identifizierung ein; welcher das ist, teilen wir Ihnen vor der Prüfung mit und schließen mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Die Identitätsprüfung ist Voraussetzung für den Vertrag. Ohne sie dürfen wir die Adresse nicht bereitstellen.
Wir sind nach § 43 GwG verpflichtet, Verdachtsfälle an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu melden. Auf Anfrage müssen wir Aufzeichnungen an die zuständige Aufsichtsbehörde herausgeben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Postscans und Originale (Auftragsverarbeitung, Löschfristen 30/90 Tage)
Für Deine eingehende Post gilt:
- Umschlag: Am Eingangstag fotografieren wir die Vorderseite des ungeöffneten Umschlags und stellen das Bild in Dein Kundenportal. Dabei verarbeiten wir Absender, Empfänger und Eingangsdatum.
- Öffnen und Scannen: Nur mit Deiner Postvollmacht. Im Impressum-Paket zusätzlich nur nach Deiner Freigabe pro Brief, im Business-Paket nach Deiner Voreinstellung, im Digital-Pro-Paket am Eingangstag nach Deiner Voreinstellung mit Freigabe pro Brief, wenn Du das möchtest. Der Scan liegt verschlüsselt im Portal. Im Digital-Pro-Paket erstellen wir zusätzlich eine Volltexterkennung (OCR), damit Du suchen kannst.
- Weiterleitung: Auf Deinen Wunsch schicken wir Originale an Deine Weiterleitungsadresse. Dazu geben wir Name und Anschrift an den Versanddienstleister (Deutsche Post AG oder DHL) weiter.
- Vernichtung: Originale bewahren wir 30 Tage auf und vernichten sie dann, wenn Du nichts anderes bestimmt hast. Im Digital-Pro-Paket kannst Du 90 Tage Lagerung wählen. Die Vernichtung erfolgt datenschutzgerecht.
Die Inhalte Deiner Post gehören Dir. Soweit wir sie öffnen, scannen, speichern und weiterleiten, handeln wir in Deinem Auftrag und nach Deiner Weisung. Dafür schließen wir mit Dir bei der Bestellung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Du bist für die Daten in Deiner Post Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Für die Metadaten des Postbetriebs (wer hat wann was bekommen, Abrechnung der Scans) sind wir selbst Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Scans im Portal löschen wir 30 Tage nach Vertragsende, es sei denn, Du hast sie vorher heruntergeladen und gelöscht oder eine längere Aufbewahrung beauftragt. Du kannst jeden Scan jederzeit selbst löschen. Mitarbeiter, die Post öffnen, sind schriftlich auf das Postgeheimnis und die Vertraulichkeit verpflichtet.
Im Digital-Pro-Paket kannst Du Scans automatisch per E-Mail an Deinen Steuerberater weiterleiten lassen oder über API und Webhook an Systeme Deiner Wahl übergeben. Das richtest Du selbst ein; die Empfänger bestimmst Du. Für die Übermittlung an diese Empfänger bist Du verantwortlich.
Auftragsverarbeitung: Kurzfassung
Gegenstand: Annahme, Scan, Speicherung und Weiterleitung von Post. Dauer: Vertragslaufzeit plus 30 Tage. Ort: Deutschland. Unterauftragsverarbeiter: Hosting (Hetzner Online GmbH). Löschung: 30 Tage nach Vertragsende. Weisungen: über das Portal. Volltext: Auftragsverarbeitungsvertrag.
Kundenportal und Cookies
Die Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Es gibt keine Tracking-Pixel, keine Einbindung von Google, Meta oder anderen Werbenetzwerken. Deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner.
Auf der Website selbst setzen wir keine Cookies. Damit das Bestellformular funktioniert, legt Dein Browser zwei Einträge im sessionStorage ab: die gewählte Laufzeit (monatlich oder jährlich) und, nach dem Absenden, die Vorgangsnummer Deiner Bestellung. Beide werden beim Schließen des Tabs gelöscht und verlassen Dein Gerät nicht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.
Im Portal speichern wir Deine Zugangsdaten (E-Mail, Passwort als Hash, optional zweiter Faktor), Deine Einstellungen (Freigaben, Weiterleitung, Benachrichtigungen) und ein Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen (Login, Passwortänderung, Erteilung und Widerruf der Postvollmacht, Freigaben je Brief) mit Zeitstempel und IP-Adresse. Zweck: Nachweis, dass wir Post nur auf Deine Anweisung geöffnet haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Das Protokoll bewahren wir bis 3 Jahre nach Vertragsende auf.
Benachrichtigungen über neue Post schicken wir per E-Mail an die von Dir hinterlegte Adresse. Du kannst sie im Portal anpassen. Wir empfehlen, sie eingeschaltet zu lassen, weil Fristen mit der Zustellung bei uns beginnen.
E-Mail und Kontakt
E-Mails versenden und empfangen wir über einen eigenen Mailserver (mail.schroer.digital) in Deutschland. Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS), soweit der Server der Gegenseite das unterstützt. Inhalte von E-Mails sind im Postfach nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt; für vertrauliche Unterlagen nutze bitte den Upload im Portal.
Wenn Du uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir Deine Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht), um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung). Anfragen ohne Vertragsbezug löschen wir 12 Monate nach der letzten Nachricht.
Einen Newsletter gibt es nicht. Wir schicken Dir nur E-Mails, die Deinen Vertrag, Deine Post oder Deine Bestellung betreffen.
Zahlung
Zahlungen laufen per Überweisung oder SEPA-Lastschrift über unser Geschäftskonto. Ein Zahlungsdienstleister ist nicht zwischengeschaltet. Für die Lastschrift speichern wir Kontoinhaber, IBAN und das Mandat (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Bonitätsprüfung durch Auskunfteien findet nicht statt.
Weitergabe an Dritte
Wir geben Daten nur weiter, wenn es für den Vertrag nötig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind:
- Hetzner Online GmbH (Hosting, Auftragsverarbeitung)
- Dienstleister für Video- oder Post-Identifizierung (Identitätsprüfung, Auftragsverarbeitung; wird vor der Prüfung benannt)
- Deutsche Post AG und DHL (Weiterleitung von Originalen und Paketen)
- Steuerberater der Schröer Digital UG (haftungsbeschränkt) (Buchhaltung, gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet)
- Behörden, Gerichte, Aufsichtsbehörde nach GwG, FIU: nur bei gesetzlicher Pflicht oder gerichtlicher Anordnung
Wir verkaufen keine Daten und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur statt, wo oben beschrieben.
Deine Rechte
Du hast gegenüber uns folgende Rechte:
- Auskunft über Deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Deine Scans und Vertragsdaten kannst Du im Portal jederzeit als Datei herunterladen
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Bitte wende Dich dafür an info@geschaeftsadresse-online.de oder schriftlich an die oben genannte Anschrift. Zur Sicherheit können wir bei Auskunftsanfragen einen Identitätsnachweis verlangen.
Beachte: Daten aus der Identitätsprüfung nach GwG und Rechnungsdaten dürfen wir auch auf Deinen Wunsch nicht vor Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen (§ 8 Abs. 4 GwG, § 147 AO).
Du hast außerdem das Recht, Dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Datensicherheit
Die Website und das Portal sind nur über HTTPS erreichbar. Scans und Ausweisdokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Post und Ausweisdaten ist auf die Mitarbeiter beschränkt, die ihn für die Bearbeitung brauchen. Backups liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland und werden nach 30 Tagen überschrieben.
Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung steht immer unter geschaeftsadresse-online.de/datenschutz. Bei Änderungen, die Deinen laufenden Vertrag betreffen, informieren wir Dich per E-Mail.