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Hände legen ein Dokument auf die Glasfläche eines Scanners

Vergleich

Scan-Dienst oder Geschäftsadresse mit Postservice

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Unverbindlich

Veröffentlicht · Aktualisiert · Autorin: Susanne Stroot · Keine Rechtsberatung

Reine Scan-Dienste digitalisieren Post an Deiner bestehenden Anschrift. Wir liefern die Anschrift dazu. Wann welches Modell günstiger und sinnvoller ist.

Kurz gesagt

  • Ein reiner Scan-Dienst digitalisiert Post, die an eine Anschrift geht, die Du schon hast; eine Geschäftsadresse mit Postservice stellt die Anschrift und digitalisiert dazu. Das sind keine Konkurrenzprodukte, sondern zwei verschiedene.
  • Frag Dich zuerst: Willst Du Deine bestehende Anschrift behalten und nur die Papierflut loswerden? Dann reicht ein Scan-Dienst.
  • Willst Du Deine Wohnanschrift aus Impressum, Register und Rechnungen bekommen? Dann brauchst Du eine Anschrift, kein Scan-Abo.
  • Achtung beim Zustellweg: Der Nachsendeservice der Deutschen Post ist laut deren FAQ nicht in Kombination mit ihrem Scan-Produkt POSTSCAN anwendbar. Ohne Anschrift beim Dienstleister bleibt nur die Empfangsvollmacht an Deiner eigenen Adresse.
  • Preislogik: Scan-Dienste rechnen Pauschale plus Stückpreis. Bei uns ist Digital Pro ab 35 geöffneten Briefen im Monat günstiger als Business mit Stückpreisen (24,90 € + 25 × 0,99 € = 49,65 € gegen 49 €).
  • Stand: 02.10.2026. Preise netto zzgl. 19 % USt.

Der Vergleich

Kurzfassung

„Digitaler Briefkasten" ist ein Werbebegriff, hinter dem zwei Dinge stecken können. Entweder eine Software, die Deine vorhandene Post scannt und sortiert. Oder eine echte Anschrift, an der Post ankommt und die zusätzlich digitalisiert wird. Der Unterschied ist nicht die Scanqualität, sondern die Frage, ob es eine Adresse gibt, die Du veröffentlichen und in ein Register schreiben darfst.

Zwei verschiedene Produkte

Digitalisierung ohne Adresse. Der Dienst bekommt Deine Post, öffnet sie mit Deiner Vollmacht, scannt sie und stellt sie in einem Konto bereit. Deine Anschrift bleibt Deine Anschrift, meistens die Wohnung oder das Büro. Das löst ein Organisationsproblem: kein Papierstapel, alles durchsuchbar, der Steuerberater bekommt Belege schneller.

Adresse mit Digitalisierung. Du bekommst eine eigene Anschrift, unter der Post mit Empfangsvollmacht für Dich angenommen wird, plus dieselbe Digitalisierung. Das löst zusätzlich ein Rechtsproblem: § 5 Abs. 1 DDG verlangt im Impressum die Anschrift, unter der Du niedergelassen bist, § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG verlangt für GmbH und UG eine inländische Geschäftsanschrift, § 14 GewO verlangt in der Gewerbeanzeige die Betriebsstätte. Eine Software erfüllt keine dieser drei Vorschriften.

Wer nur das erste Problem hat, sollte auch nur dafür zahlen.

Blatt Papier im Einzug eines Multifunktionsgeräts

Kapitel 03

Wie Scan-Dienste überhaupt an die Post kommen

Es gibt genau zwei Wege, und beide haben eine Bedingung.

Weg eins: Empfangsvollmacht an Deiner Adresse. Die Post kommt weiter an Deine Anschrift, jemand nimmt sie dort in Empfang, öffnet sie mit schriftlicher Vollmacht und scannt. Das ist der Weg, den Anbieter mit eigener Infrastruktur an Deinem Standort gehen. Rechtlich zählt dabei § 171 ZPO: An einen rechtsgeschäftlich bestellten Vertreter kann mit gleicher Wirkung zugestellt werden wie an Dich, wenn er eine schriftliche Vollmacht vorlegt.

Weg zwei: Umleitung der Post. Klingt naheliegend, ist aber der Weg mit den Fallstricken. Der Nachsendeservice der Deutschen Post ist laut deren FAQ nicht in Kombination mit ihrem Scan-Produkt POSTSCAN anwendbar. Dazu kommt: Er läuft höchstens sechs Monate, Einschreiben werden nur im Inland nachgesandt, Schriftstücke aus Postzustellungsaufträgen nur unter engen Voraussetzungen. Alles dazu unter Nachsendeauftrag oder Geschäftsadresse.

Das eigene Scan-Produkt der Deutschen Post arbeitet deshalb an Deiner bestehenden Anschrift, nicht an einer neuen. Laut Produktseite digitalisiert es die Post an der angegebenen Empfangsanschrift und stellt sie werktäglich im Shop-Konto bereit, mit einer begrenzten Zahl gescannter Sendungen je Monat; was nicht gescannt werden kann, etwa Kataloge, geht an die Empfangsanschrift. Es ersetzt keine Anschrift und will das auch nicht.

Dazu kommt die Zustellung. Der Bundesgerichtshof hat am 07.07.2023 entschieden, dass die Adresse eines Postdienstleisters, der Post lediglich weiterleitet, in einer Klageschrift keine ladungsfähige Anschrift ist (V ZR 210/22). Ein Dienst, der Post nur weiterreicht oder scannt, ohne dass Du ihm eine Vollmacht zur Entgegennahme erteilst, macht seine Adresse damit nicht zu einer Anschrift, unter der Dir zugestellt werden kann. Details unter BGH-Urteil V ZR 210/22 zur Weiterleitungsadresse.

Die Gegenüberstellung in acht Kriterien

KriteriumReiner Scan-Dienst an Deiner AnschriftGeschäftsadresse mit Postservice
LadungsfähigNein, jedenfalls nicht durch den Dienst. Ladungsfähig bleibt Deine eigene Anschrift, also meist die Wohnung.Möglich, nie automatisch. Entgegennahme mit schriftlicher Empfangsvollmacht (§ 171 ZPO), im Business-Paket mit Firmenname am Briefkasten. Den Einzelfall entscheidet das Gericht.
Handelsregister tauglichNein. Eingetragen wird Deine Anschrift, der Scan-Dienst taucht dort nicht auf.Ja im Business- und Digital-Pro-Paket, mit Bestätigung für Notar und Registergericht.
GewerbeamtNein. § 14 GewO fragt nach der Betriebsstätte, nicht nach dem Posteingangsweg.Bescheinigung fürs Gewerbeamt; manche Ämter tragen die Adresse damit zusätzlich als Geschäfts- oder Postanschrift ein, andere nicht.
KostenMonatspauschale plus in vielen Fällen Stückpreis je Scan. Wir nennen keine fremden Preistabellen, weil sie schnell veralten; prüfe sie beim Anbieter selbst.7,90 € netto im Monat (Impressum), 24,90 € (Business), 49 € (Digital Pro), jährlich 20 % günstiger. Keine Kaution.
AufwandVollmacht erteilen, Konto einrichten. Deine Anschrift und Deine Impressumsangaben bleiben, wie sie sind.Einmalige Identitätsprüfung, Freischaltung nach abgeschlossener Identitätsprüfung. Danach Impressum, Rechnungen und gegebenenfalls Register auf die neue Anschrift umstellen.
Post digitalJa, das ist der ganze Zweck des Produkts. Umfang, Mengengrenzen und Formate unterscheiden sich je Anbieter.Ja. Kostenloses Foto jedes Umschlags per E-Mail, drei geöffnete Scans im Impressum-Paket, zehn Voll-Scans im Business-Paket, unbegrenzt mit Freigabe je Brief im Digital-Pro-Paket.
FlexibilitätJe nach Anbieter, oft monatlich. Du bleibst an Deine bestehende Anschrift gebunden.Bei monatlicher Zahlung zum Monatsende kündbar (Business und Digital Pro nach einem Monat Mindestlaufzeit), Paketwechsel jederzeit, Anschrift ortsunabhängig nutzbar.
GrenzenLöst kein Impressums-, Register- oder Gewerbeamtsthema. Ändert nichts daran, wer Deine Wohnanschrift sehen kann.Keine private Meldeadresse. Keine Betriebsstätte nach § 12 AO ohne Tätigkeit vor Ort. Keine Paketannahme im Impressum-Paket.

Tabelle seitlich wischen.

Gestapelte braune Archivumschläge
Gestapelte braune Archivumschläge

Kapitel 05

Wann ein reiner Scan-Dienst reicht

Wenn Deine Anschrift kein Problem ist, sondern nur der Papierberg. Das trifft auf drei Lagen zu. Erstens: Du hast ein eigenes Büro oder eine Praxis, die Anschrift steht ohnehin überall, Du willst nur Ablage und Suche. Zweitens: Du bist ein Team an einem festen Standort, und die Post soll digital an mehrere Personen verteilt werden. Drittens: Du willst Belege schneller beim Steuerberater haben und arbeitest sonst papierlos.

In diesen Fällen zahlst Du für eine Anschrift, die Du gar nicht brauchst, wenn Du zu uns kommst. Sag das ruhig in Deiner Anfrage, dann raten wir Dir von uns ab.

Wann Du eine Anschrift brauchst

Sobald eine dieser Fragen mit Ja beantwortet wird. Steht Deine Wohnanschrift im Impressum, in der Datenschutzerklärung oder auf Rechnungen? Soll eine Kapitalgesellschaft angemeldet werden, die nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG eine inländische Geschäftsanschrift braucht? Muss eine Gewerbeanzeige nach § 14 GewO eine Postanschrift zusätzlich zur Betriebsstätte nennen? Arbeitest Du ortsunabhängig und hast schlicht keine feste Anschrift mehr, unter der Post zuverlässig ankommt?

Dann ist Digitalisierung nur die halbe Antwort. Der Grund ist die Zustellung: Ein Brief muss ankommen und angenommen werden, sonst laufen Fristen ins Leere.

Kostenlogik: Pauschale gegen Stückpreis

Scan-Angebote arbeiten oft mit einer Monatspauschale und einer Mengengrenze oder einem Stückpreis je Scan. Konkrete Zahlen fremder Anbieter nennen wir hier nicht, weil sie sich ändern und eine veraltete Tabelle mehr schadet als hilft.

Bei uns sieht die Rechnung so aus, nachgerechnet aus den Stückpreisen unter Preise und Stückpreise. Das Foto jedes Umschlags per E-Mail ist in allen Paketen kostenlos. Geöffnet und gescannt wird über der Inklusivmenge nur auf Deinen Wunsch, für 0,99 € je Brief:

  • Impressum-Paket: 7,90 € netto plus 0,99 € je geöffnetem Brief, drei sind enthalten. Bei 10 Briefen: 7,90 + 7 × 0,99 = 14,83 € netto.
  • Business-Paket: 24,90 € netto, zehn Voll-Scans enthalten, jeder weitere 0,99 €. Bei 10 Briefen: 24,90 € netto.
  • Digital Pro: 49 € netto, alle Briefe geöffnet und gescannt, in jeder Bearbeitungsrunde, dazu Freigabe je Brief und Weiterleitung der Scans per E-Mail an den Steuerberater. OCR-Volltextsuche und Ordner sind geplant und noch nicht verfügbar.

Die beiden Schwellen, an denen es kippt: Ab 35 geöffneten Briefen im Monat ist Digital Pro günstiger als das Business-Paket mit Stückpreisen (24,90 + 25 × 0,99 = 49,65 € gegen 49 €). Ab 45 Briefen ist es auch günstiger als das Impressum-Paket mit Stückpreisen (7,90 + 42 × 0,99 = 49,48 € gegen 49 €). Darunter zahlst Du mit dem kleinen Paket weniger. Wir sagen Dir das in unserer Antwort auf Deine Anfrage, statt Dich in die große Pauschale zu schieben.

Kapitel 08

Praxisbeispiel

Rechenbeispiel, kein Kundenfall. Ein Steuerberatungsbüro mit eigener Kanzleianschrift bekommt 60 Briefe im Monat. Es braucht keine neue Adresse, die Anschrift steht seit Jahren im Briefkopf. Für dieses Büro ist ein reiner Scan-Dienst an der eigenen Anschrift die richtige Lösung, wir wären das falsche Produkt.

Dagegen eine Beraterin, die ihr Büro aufgegeben hat und ortsunabhängig arbeitet. Sie bekommt 12 Briefe im Monat, davon acht, die geöffnet werden müssen: Finanzamt, Versicherung, zwei Auftraggeber. Ihre Wohnanschrift steht bisher im Impressum und in der Gewerbeanzeige. Ein Scan-Dienst würde ihre acht Briefe digitalisieren und ihre Wohnanschrift genau dort lassen, wo sie ist.

Mit dem Impressum-Paket zahlt sie 7,90 € netto plus fünf zusätzliche Scans zu 0,99 €, also 12,85 € netto im Monat, das sind 15,29 € brutto. Ihre Wohnanschrift verschwindet aus Impressum und Datenschutzerklärung. Weil in ihrer Gewerbeanzeige eine Betriebsstätte steht, klärt sie mit ihrem Gewerbeamt, ob dort das Business-Paket mit Bescheinigung nötig ist. Vier Briefe im Monat sind reine Werbung; die sieht sie am Umschlagfoto und lässt sie ungeöffnet, das kostet nichts.

Im Detail

Das passende Paket

Wenn Du wenig Post hast und vor allem Deine Wohnanschrift loswerden willst, reicht das Impressum-Paket für 7,90 € netto im Monat, bei Jahreszahlung (12 Monate Laufzeit, Jahresbetrag im Voraus, im Impressum-Paket 75,84 € netto) 6,32 € netto im Monat, mit kostenlosem Foto jedes Umschlags per E-Mail und drei geöffneten Scans inklusive. Wenn viel Post kommt und alles komplett digital vorliegen soll, passt Digital Pro für 49 € netto im Monat, bei Jahreszahlung (12 Monate Laufzeit, Jahresbetrag im Voraus) 39,20 € netto im Monat: alle Briefe geöffnet und gescannt, in jeder Bearbeitungsrunde, Freigabe je Brief und Weiterleitung der Scans an Deinen Steuerberater. Dazwischen liegt das Business-Paket für 24,90 € netto im Monat, das zusätzlich den eigenen Briefkasten ohne c/o und die Bestätigung für Handelsregister und Notar bringt. Business und Digital Pro: Identitätsprüfung per Postident.

Schreib uns, wie viele Briefe im Monat ankommen und ob Deine Anschrift irgendwo eingetragen ist: Kostenloses Angebot anfordern. Was mit jedem Brief passiert, steht unter Postservice im Detail, die Rechtslage zum Öffnen und Speichern unter Datenschutz beim Postscan.

Was beim Digitalisieren steuerlich zu beachten ist, damit Scans als Belege taugen, steht unter Geschäftspost digitalisieren nach GoBD. Was Scans bei Deinem Postaufkommen kosten, rechnet der Kostenrechner. Bekommst Du viel Post, während Du unterwegs bist, lies Geschäftsadresse für ortsunabhängiges Arbeiten; welche Wege es insgesamt gibt, Post digital zu bekommen, samt Kosten und Checkliste, steht in Geschäftspost digitalisieren, den Unterschied zum Nachsendeauftrag erklärt das Glossar.

Kapitel 10

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Umschlagfoto und Voll-Scan?

Das Umschlagfoto zeigt Dir die Außenseite: Absender, Datum, Format. Du bekommst es per E-Mail, und es kostet in allen Paketen nichts. Der Voll-Scan bedeutet, dass der Umschlag geöffnet und der Inhalt digitalisiert wird. Dafür brauchen wir Deine schriftliche Postvollmacht, ohne sie öffnen wir nichts. Am Umschlagfoto entscheidest Du, ob ein Brief überhaupt geöffnet werden soll.

Kann ich einen fremden Scan-Dienst mit Eurer Adresse kombinieren?

Technisch könntest Du das, sinnvoll ist es selten. Die Post kommt bei uns an, wir müssten sie an den anderen Dienst weiterleiten, das kostet 2,50 € plus Porto je Sendung und zusätzliche Zeit. Die Digitalisierung ist in unseren Paketen bereits enthalten. Wenn Dir eine bestimmte Funktion fehlt, sag uns welche, bevor Du zwei Verträge parallel führst.

Werden Einschreiben bei Euch gescannt?

Ja. Deine schriftliche Empfangsvollmacht ist der Kern einer ladungsfähigen Anschrift, sie deckt auch Einschreiben ab. Einschreiben, die in den Briefkasten eingeworfen werden, erfassen wir in der nächsten Bearbeitungsrunde, das Foto des Umschlags bekommst Du per E-Mail. Ob wir öffnen und den Inhalt scannen, entscheidest Du über die Postvollmacht. Bei Gerichtspost empfehlen wir, Dir zusätzlich das Original weiterleiten zu lassen, weil auf dem Umschlag das Zustelldatum vermerkt ist. Mehr dazu unter Einschreiben und Gerichtspost.

Wie schnell ist ein Brief bei Euch digital sichtbar?

Wir bearbeiten Deine Post regelmäßig, mindestens einmal pro Woche: Umschlag fotografieren, Benachrichtigung per E-Mail. Im Digital-Pro-Paket werden in jeder Bearbeitungsrunde alle Briefe geöffnet und gescannt. In den beiden kleineren Paketen kommt der Voll-Scan nach Deiner Freigabe oder Voreinstellung dazu, als PDF per E-Mail. Bis ein Brief digital sichtbar ist, können also einige Tage vergehen. Erwartest Du etwas Dringendes, sag uns vorher Bescheid.

Was kostet es, wenn ich mehr Scans brauche als im Paket enthalten sind?

Jeder zusätzliche geöffnete und gescannte Brief kostet 0,99 €, nur auf Deinen Wunsch; das Foto des Umschlags bleibt kostenlos. Es gibt keine Staffel und keine Nachzahlung am Jahresende, Du siehst die Position auf der Monatsrechnung. Wenn sich abzeichnet, dass Du dauerhaft bei 35 oder mehr geöffneten Briefen im Monat liegst (im Impressum-Paket ab 45), sagen wir Dir aktiv Bescheid, dass Digital Pro für Dich günstiger ist.

Hinweis: Dieser Vergleich ist keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom 02.10.2026 nach den unten genannten Quellen wieder. Leistungen und Preise anderer Anbieter ändern sich; prüfe sie vor einer Entscheidung dort selbst. Registergerichte, Gewerbeämter und Finanzämter entscheiden im Einzelfall.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 29.08.2026.

Weiterlesen

Postservice im Detail

Nachsendeauftrag oder Geschäftsadresse

Datenschutz beim Postscan

BGH-Urteil V ZR 210/22 zur Weiterleitungsadresse

Preise und Stückpreise

Geschäftspost digitalisieren nach GoBD

Postfach oder Geschäftsadresse

Passendes Paket: Impressum 7,90 € oder Business 24,90 € netto im Monat

Für Impressum, Shop und Rechnungen ist das Impressum-Paket mit c/o gedacht. Fürs Handelsregister brauchst Du Business ohne c/o, mit Bescheinigung fürs Gewerbeamt; Dein Gewerbe meldest Du dort an, wo Du tatsächlich arbeitest.

Bei Jahreszahlung (12 Monate Laufzeit, Jahresbetrag im Voraus, im Impressum-Paket 75,84 € netto) 6,32 € beziehungsweise 19,92 € netto im Monat, 20 % günstiger.

  • Impressum: 0 € Einrichtung, bei monatlicher Zahlung kündbar zum Monatsende
  • Business: 29 € Einrichtung inkl. Postident, Mindestlaufzeit 1 Monat
  • Keine Kaution, keine Zahlung bei der Anfrage
Reicht c/o?

Fürs Handelsregister ist c/o bei uns nicht vorgesehen; dafür gibt es Business ohne c/o, mit Bescheinigung fürs Gewerbeamt; Dein Gewerbe meldest Du dort an, wo Du tatsächlich arbeitest. Fürs Impressum spricht vieles dafür; ein Gericht hat das für die c/o-Adresse bei einem Dienstleister bisher nicht ausdrücklich entschieden.

Was passiert mit meiner Post?

Bearbeitung mindestens einmal pro Woche, Umschlagfoto per E-Mail, geöffnet nur auf Deine Freigabe.

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Unverbindlich · keine Zahlung bei der Anfrage · Antwort per E-Mail

Identitätsprüfung vor der Freischaltung: im Impressum-Paket für Einzelunternehmer und Freiberufler per Ausweisfoto direkt im Vertragsformular oder nach der Unterschrift über den zugeschickten Link, bei Business, Digital Pro und Gesellschaften per Postident. Bei Gesellschaften identifizieren wir zusätzlich die für sie handelnde Person und die wirtschaftlich Berechtigten (§§ 10 bis 12 GwG); als Anbieter von Geschäftsadressen sind wir dort Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 lit. c GwG.

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