Geschäftsadresse für Vereine

Was tatsächlich ankommt, unterscheidet sich deutlich vom Posteingang eines Unternehmens:

• Bescheide des Finanzamts, insbesondere der Freistellungsbescheid und die Feststellung nach § 60a AO.
• Post des Registergerichts, etwa Zwischenverfügungen nach der Anmeldung eines Vorstandswechsels nach § 67 BGB.
• Mitgliedsanträge, Kündigungen und Adressänderungen in Papierform, gerade bei älteren Mitgliedern.
• Belege für Zuwendungsbestätigungen und Rückfragen von Spenderinnen.
• Bank- und Versicherungspost, Beitragsrechnungen von Dach- und Fachverbänden.
• GEMA-Rechnungen, Genehmigungen für Veranstaltungen, Schreiben der Kommune zur Nutzung von Räumen und Plätzen.

Bei uns wird jeder Umschlag am Eingangstag gescannt. Der Vorstand sieht also am selben Tag, dass das Finanzamt geschrieben hat, auch wenn niemand Zeit hat, in einen Briefkasten zu schauen. Was geöffnet werden soll, gebt Ihr frei; im Business-Paket sind zehn vollständige Scans im Monat enthalten. Originale bewahren wir 30 Tage auf und leiten sie nach Eurer Vorgabe weiter.

Wer unterschreibt und wer sich ausweist

Vertragspartner ist der Verein als juristische Person, unterschrieben wird von den nach der Satzung vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern nach § 26 BGB. Wenn die Satzung Gesamtvertretung durch zwei Vorstandsmitglieder vorsieht, brauchen wir beide Unterschriften.

Dazu kommt eine Pflicht, die uns trifft, nicht Euch: Als Anbieter einer Geschäftsanschrift sind wir Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG und müssen den Vertragspartner und die für ihn auftretenden Personen identifizieren. Konkret brauchen wir einen aktuellen Vereinsregisterauszug, die Satzung und die Ausweisdaten der unterzeichnenden Vorstandsmitglieder. Warum das kein Misstrauen ist, sondern Gesetz, steht unter Warum wir Ausweise prüfen müssen.

Bei einem Vorstandswechsel meldet Ihr uns die neuen Vertretungsberechtigten. Wir aktualisieren dann die Empfangsvollmacht und die Zugriffsrechte auf den digitalen Posteingang. Der Vertrag selbst läuft weiter, weil er mit dem Verein besteht und nicht mit einer Person.

Praxisbeispiel: Kulturverein mit 60 Mitgliedern

Rechenbeispiel, kein echter Kunde. Ein eingetragener Kulturverein, 60 Mitglieder, gemeinnützig, vier Veranstaltungen im Jahr, kein eigenes Vereinsheim. Die Anschrift lag bisher bei der Schatzmeisterin und stand im Impressum, auf Mitgliedsanträgen, im Förderantrag der Kommune, bei der Bank und im Zuwendungsempfängerregister.

Nach dem Wechsel trägt der Briefkasten den Vereinsnamen ohne c/o. Post im Monat: ein Schreiben des Finanzamts oder der Bank, zwei Verbandsrundschreiben, ein Mitgliedsantrag, gelegentlich Werbung. Vier der fünf Briefe werden geöffnet und gescannt und liegen im Kontingent von zehn. Monatskosten 24,90 € netto, einmalig 29 € für die Einrichtung samt Identitätsprüfung. Der Sitz bleibt unverändert in der Satzung, das zuständige Registergericht ebenfalls, und das Finanzamt bleibt zuständig wie bisher, weil der Vorstand weiterhin vor Ort arbeitet.

Muss der Verein die neue Anschrift beim Vereinsregister anmelden?

Eine Anmeldung im Sinne des § 67 BGB ist es nicht, denn die Anschrift gehört nach § 64 BGB nicht zum Inhalt der Eintragung. Trotzdem solltet Ihr sie mitteilen: § 15 VRV erlaubt dem Registergericht ausdrücklich, die unverzügliche Mitteilung einer geänderten ladungsfähigen Vereinsanschrift zu verlangen, und viele Gerichte fordern das mit der Eintragungsnachricht an. Ein formloses Schreiben des vertretungsberechtigten Vorstands mit Vereinsregisternummer genügt. Notar und Mitgliederversammlung braucht Ihr dafür nicht.

Können wir unseren Vereinssitz nach Gronau (Leine) verlegen, weil dort die Adresse liegt?

Möglich ist das, sinnvoll meistens nicht. Der Sitz steht nach § 57 Abs. 1 BGB in der Satzung, eine Verlegung braucht also einen Beschluss der Mitgliederversammlung, eine Satzungsänderung und die Anmeldung zum Register. Danach wäre ein anderes Amtsgericht für das Vereinsregister zuständig, und Ihr müsstet zu einem Gericht, das mit Eurer Vereinsarbeit nichts zu tun hat. Wenn Eure Arbeit vor Ort in Eurer Stadt stattfindet, lasst den Sitz dort und wechselt nur die Anschrift. Genau dafür ist die Trennung von Sitz und Anschrift da.

Gefährdet eine gemietete Anschrift unsere Gemeinnützigkeit?

Nein. Die Gemeinnützigkeit richtet sich nach den §§ 51 bis 68 AO, also nach Satzungszweck, Selbstlosigkeit, Ausschließlichkeit, Unmittelbarkeit und der tatsächlichen Geschäftsführung. Eigene Räume verlangt das Gesetz nirgends. Was das Finanzamt prüft, sind Zweckverwirklichung und Mittelverwendung, nicht die Postanschrift. Wichtig ist nur, dass Bescheide ankommen und Fristen gewahrt werden, und genau darin ist eine feste Anschrift besser als ein wandernder Hausflur.

Wer aus dem Vorstand muss sich ausweisen, und was passiert bei einem Vorstandswechsel?

Identifiziert werden die Personen, die den Vertrag für den Verein unterschreiben, also die nach der Satzung vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder. Dazu kommen ein aktueller Vereinsregisterauszug und die Satzung, damit die Vertretungsregelung nachvollziehbar ist. Das verlangt § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG von uns, nicht wir von Euch. Bei einem Vorstandswechsel schickt Ihr uns den neuen Registerauszug, wir aktualisieren Empfangsvollmacht und Zugriffsrechte. Der Vertrag läuft weiter, weil er mit dem Verein besteht.

Nehmt Ihr auch Sachspenden und Pakete für den Verein an?

Pakete ja, ab dem Business-Paket für 3,00 € je Sendung, und wir lagern sie bis zu 30 Tage. Für angekündigte Sendungen wie Vereinsbedarf, Trikots oder Druckerzeugnisse funktioniert das gut. Für Sachspenden ist es der falsche Weg: Wir können Zustand und Wert nicht feststellen, und für eine Zuwendungsbestätigung nach § 50 EStDV braucht Ihr genau diese Angaben. Sachspenden solltet Ihr dort annehmen, wo jemand aus dem Verein sie in Empfang nimmt und dokumentieren kann. Sperrgut, Kühlware und Gefahrgut nehmen wir generell nicht an.