Die beiden Lösungen sind nicht austauschbar. Ein eigenes Büro liefert Räume, Verfügungsmacht und damit die Grundlage für eine Betriebsstätte. Eine gemietete Geschäftsadresse liefert eine Anschrift, unter der Post ankommt und Zustellungen funktionieren. Wer Räume nicht braucht, kauft mit einem Büro vor allem Fixkosten und Bindung. Wer Räume braucht, löst mit einer Adresse nichts. Die interessante Frage ist deshalb selten "entweder oder", sondern "ab wann".
Was ein eigenes Büro rechtlich auslöst
Ein Gewerbemietvertrag ist kein kleiner Vertrag. Vier Punkte werden regelmäßig unterschätzt.
Form. Nach § 578 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 BGB gilt ein Mietvertrag über Geschäftsräume, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, als für unbestimmte Zeit geschlossen. Aus einer gewollten Fünfjahresbindung kann so ein kündbarer Vertrag werden, und zwar für beide Seiten.
Kündigung. § 580a Abs. 2 BGB lässt die ordentliche Kündigung bei Geschäftsräumen nur spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zu. Wer den dritten Werktag verpasst, zahlt ein weiteres Quartal. Feste Laufzeiten schließen die ordentliche Kündigung ohnehin aus.
Kaution. Die Grenze von drei Monatsmieten in § 551 Abs. 1 BGB steht im Untertitel über Mietverhältnisse über Wohnraum. Für Geschäftsräume gibt es keine gesetzliche Obergrenze. Was verlangt wird, steht im Vertrag, oft als Bürgschaft.
Pflichten als Arbeitgeber. Sobald Beschäftigte dort arbeiten, greift § 3a Abs. 1 ArbStättV: Arbeitsstätten sind so einzurichten und zu betreiben, dass Gefährdungen möglichst vermieden werden. Dazu gehören Gefährdungsbeurteilung, Beleuchtung, Fluchtwege und Sanitärräume.
Dazu kommt der steuerliche Effekt. Nach § 12 AO ist eine Betriebsstätte jede feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit des Unternehmens dient. Ein eigenes Büro erfüllt das regelmäßig. Liegen Betriebsstätten in mehreren Gemeinden, wird der Gewerbesteuermessbetrag nach § 28 Abs. 1 GewStG zerlegt, und es zählt der Hebesatz jeder beteiligten Gemeinde. Eine gemietete Geschäftsadresse begründet dagegen ohne echte Tätigkeit vor Ort keine Betriebsstätte, dazu mehr unter Was das Finanzamt zur Mietadresse sagt.
