1. Firmenname festlegen
Bevor eine Anschrift im Spiel ist, steht der Name. Die IHK prüft auf Wunsch, ob die Firma unterscheidbar und zulässig ist. Denk dabei schon an den Briefkasten: Die Beschriftung umfasst bei uns bis zu 40 Zeichen. Ist Deine Firma mit Zusatz länger, stimmen wir die Beschriftung vorher mit Dir ab. Eine Kurzform ohne „haftungsbeschränkt“ ist am Briefkasten keine gute Idee, denn das Gericht schickt seine Post an die vollständige Firma.
2. Anschrift sichern, bevor der Notar terminiert
Bei uns läuft das so: Anfrage, Angebot per E-Mail, Online-Unterschrift, Identitätsprüfung, Freischaltung. Für eine UG heißt Identitätsprüfung POSTIDENT für die Geschäftsführung plus Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten. Nenne in der Anfrage den geplanten Firmennamen und, wenn er steht, den Notartermin, und plane ausreichend Vorlauf ein. Nach der Freischaltung bekommst Du den Nutzungsvertrag, eine Adressbestätigung mit der vollständigen Firma und der Beschriftung des Briefkastens sowie die Postvollmacht in Deinem Vertrag, die auch förmliche Zustellungen von Gerichten und Behörden umfasst.
3. Notartermin: Ort und Anschrift auseinanderhalten
Mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer reicht das Musterprotokoll (§ 2 Abs. 1a GmbHG), die Beurkundung geht auch per Videokommunikation (§ 2 Abs. 3 GmbHG). Im Protokoll steht der Sitz, also ein Ort. Die Hausnummer steht in der Anmeldung, die der Notar vorbereitet. Ob Sitz und Anschrift in derselben Gemeinde liegen sollen, ist eine eigene Entscheidung; die Abwägung steht unter Satzungssitz und Geschäftsanschrift trennen?.
4. Konto eröffnen und Stammkapital voll einzahlen
Die Bank eröffnet das Konto der Gesellschaft in Gründung und prüft dabei die Angaben aus der Urkunde. Steht dort schon die gemietete Anschrift, stimmen Konto und Register von Anfang an überein. Wie Banken mit einer solchen Anschrift umgehen, beschreibt Geschäftskonto mit gemieteter Adresse. Erst wenn das Stammkapital vollständig eingezahlt ist, darf angemeldet werden.
5. Anmeldung und erste Post des Registergerichts
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch ein (§ 12 Abs. 1 HGB). Das Gericht prüft und schickt häufig zuerst seine Kostenrechnung, gern an die angemeldete Anschrift. Deshalb muss der Briefkasten ab der Anmeldung beschriftet sein. Bei uns kommt die Rechnung als Foto des Umschlags per E-Mail, auf Wunsch als Scan, bearbeitet in Bearbeitungsrunden, mindestens einmal pro Woche. Bis zur Eintragung besteht die UG als solche nicht; wer vorher in ihrem Namen handelt, haftet persönlich (§ 11 GmbHG).
6. Gewerbeamt, Finanzamt, Transparenzregister
Dein Gewerbe meldest Du für den Ort an, an dem Du tatsächlich arbeitest. Mit Business oder Digital Pro (ohne c/o) bekommst Du eine Bescheinigung; manche Ämter tragen die Adresse damit zusätzlich als Geschäfts- oder Postanschrift ein, andere nicht. Mit dem Impressum-Paket (c/o) geht das nicht.
Beim Finanzamt folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, elektronisch und innerhalb eines Monats (§ 138 Abs. 1b AO). Geschäftsanschrift und Ort der Geschäftsleitung trägst Du dort getrennt ein. Die wirtschaftlich Berechtigten meldest Du an das Transparenzregister, auch bei der Ein-Personen-UG; wie das geht, steht unter Transparenzregister nach der Eintragung.
Nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 DDG gehören ins Impressum Name, Anschrift, Rechtsform und Vertretungsberechtigte, nach der Eintragung auch Registergericht und Registernummer. Auf Geschäftsbriefen und in geschäftlichen E-Mails kommen Sitz und Registergericht dazu (§ 35a GmbHG). Übernimm die Anschrift überall in derselben Schreibweise wie im Register. Marktplätze und Zahlungsdienste gleichen das ab.
