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Stapel weißer Briefumschläge vor schwarzem Hintergrund

Für wen

Geschäftsadresse und Postservice für Hausverwaltungen

Für kleine Haus- und WEG-Verwaltungen: Post bündeln und scannen, was § 34c GewO und das WEG verlangen und wo eine Geschäftsadresse nicht reicht.

Business ohne c/o: 24,90 € netto im Monat plus einmalig 29 € Einrichtung.
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Unverbindlich

Veröffentlicht · Aktualisiert · Autorin: Susanne Stroot · Keine Rechtsberatung
Am Briefkasten steht
Muster Media UG(haftungsbeschränkt)Schulstraße 531028 Gronau (Leine)

Ohne c/o, auch fürs Register.

Kurz gesagt

  • Wer für Dritte Mietwohnungen oder Wohnungseigentum verwaltet, braucht die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO und muss sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO).
  • Erlaubnis, Aufsicht und Gewerbe bleiben am Ort, an dem Deine Verwaltung tatsächlich arbeitet. Die Geschäftsadresse ändert das nicht.
  • Sie passt als Postbündelung, zweite Anschrift oder für kleine Verwaltungen mit planbarem Posteingang: Digital Pro scannt für 49 € netto im Monat unbegrenzt und leitet Originale wöchentlich weiter, nur das Porto kommt dazu.
  • Wir bearbeiten Post mindestens einmal pro Woche. Für Wasserschäden, Heizungsausfälle, Klagen und Beschlussanfechtungen brauchst Du eigene schnelle Kanäle.
  • Für Deinen Einzelfall frag Deine Erlaubnisbehörde oder eine Anwältin, das hier ist keine Rechtsberatung.
  • Stand: 30.09.2026. Preise netto zzgl. 19 % USt.

Business: 24,90 € netto im Monat plus einmalig 29 € Einrichtungohne c/ofürs Handelsregister; fürs Gewerbeamt mit Bescheinigung (Eintrag je nach Amt)keine Kaution Business-Angebot anfordern

Unverbindlich · keine Zahlung bei der Anfrage · Antwort per E-Mail · Alle Preise

Der Fall

Kann eine Hausverwaltung eine Geschäftsadresse nutzen?

Ja, als Postanschrift, zweite Anschrift oder für eine kleine Verwaltung mit planbarem Posteingang. Die Erlaubnis nach § 34c GewO und die Gewerbeanmeldung bleiben aber am tatsächlichen Arbeitsort. Weil wir Post mindestens einmal pro Woche bearbeiten, darf die Adresse nicht die einzige Anlaufstelle für Mieter, Eigentümer und fristgebundene Zustellungen sein.

Erlaubnis und Weiterbildung für Wohnimmobilienverwalter

Die Wohnimmobilienverwaltung ist erlaubnispflichtig. § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO erfasst, wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwalten will. Die Erlaubnis erteilt die zuständige Behörde, welche das ist, bestimmt das Land (§ 155 Abs. 2 GewO). In Niedersachsen sind es die Industrie- und Handelskammern.

Die IHK Hannover nennt als eine Voraussetzung eine Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 € je Versicherungsfall und 1.000.000 € im Jahr. Nach § 34c Abs. 2a GewO musst Du Dich außerdem in einem Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren weiterbilden, ebenso Deine Beschäftigten, die unmittelbar bei der Verwaltung mitwirken.

Örtlich zuständig ist die Behörde, in deren Bezirk Du Deinen Betrieb führst (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 VwVfG). Mietest Du eine Anschrift in Gronau (Leine), während Dein Büro in Bremen liegt, bleibt Bremen zuständig. Im Impressum Deiner Website nennst Du nach § 5 Abs. 1 Nr. 3 DDG diese Behörde als Aufsichtsbehörde, dazu Name, Anschrift, E-Mail und, bei einer GmbH, Handelsregister und Nummer.

Briefschlitz in einer Klinkerwand

Kapitel 03

Zertifizierter Verwalter und die Rolle gegenüber der Gemeinschaft

Nach § 26a WEG darf sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wer vor einer IHK durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse hat. Eigentümer können nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen; ausgenommen sind nur kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt.

Für die Post ist § 9b WEG entscheidend. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Schreiben an die Gemeinschaft landen deshalb bei Dir: Rechnungen von Handwerkern, Bescheide der Gemeinde, Post von Versicherern, Mahnungen, Kündigungen, Klagen.

Genau hier liegt die Grenze einer Geschäftsadresse. Beschlussklagen sind nach § 44 Abs. 2 WEG gegen die Gemeinschaft zu richten, und der Verwalter muss den Eigentümern die Erhebung einer Klage unverzüglich bekannt machen. Die Anfechtungsklage selbst muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden. Im schriftlichen Vorverfahren setzt das Gericht nach § 276 ZPO eine Notfrist von zwei Wochen ab Zustellung, um die Verteidigung anzuzeigen. Eine Zustellung gilt mit dem Eingang als bewirkt, nicht mit dem Moment, in dem Du den Scan liest. Mehr dazu unter Einschreiben und Gerichtspost.

Was eine Geschäftsadresse einer Verwaltung wirklich bringt

Kleine Verwaltungen haben oft ein Problem, das große nicht haben: Die Post kommt an einen Ort, an dem niemand regelmäßig ist. Die Verwalterin ist bei Objektbegehungen, Eigentümerversammlungen und Handwerkerterminen, das Büro ist ein Zimmer zu Hause. Drei Einsatzfälle sind sinnvoll:

  • Postbündelung. Rechnungen, Bescheide und Versicherungspost aller Objekte kommen an eine Anschrift, werden gescannt und landen als PDF bei Dir und auf Wunsch auch bei Deiner Steuerberatung.
  • Zweite Anschrift. Deine Hauptanschrift bleibt für Mieter, Eigentümer und Gerichte bestehen. Die Geschäftsadresse nutzt Du für Lieferanten, Dienstleister und Werbung.
  • Kleine Verwaltung mit planbarem Posteingang. Wenige Objekte, keine Mietverwaltung mit täglichem Mieterkontakt, Eigentümer, die per E-Mail kommunizieren.

Nicht sinnvoll ist die Adresse als einzige Anschrift einer Verwaltung mit vielen Mietwohnungen, in der Kündigungen, Mängelanzeigen und Mieterhöhungen fristgebunden hin und her gehen.

Die Adresse gilt für Deine Verwaltung, nicht für die Gemeinschaften, die Du verwaltest. Eine Gemeinschaft bekommt bei uns keine eigene Anschrift. Wie Post behandelt wird, die an eine Gemeinschaft zu Händen Deiner Verwaltung adressiert ist, klären wir mit Dir bei der Anfrage, bevor Du die Anschrift an Eigentümer und Dienstleister weitergibst.

Hand wirft einen frankierten Brief in eine Briefkastenanlage
Hand wirft einen frankierten Brief in eine Briefkastenanlage

Kapitel 05

Wie der Postservice für Verwaltungen läuft

Post kommt über unseren Briefkasten in Gronau (Leine) an. Wir bearbeiten sie in regelmäßigen Runden, mindestens einmal pro Woche. Du bekommst je Brief ein Foto des Umschlags per E-Mail und gibst per E-Mail-Antwort frei, ob wir öffnen und scannen, oder legst dafür eine Voreinstellung fest. Im Paket Digital Pro sind Scans unbegrenzt, und wir leiten die Originale einmal pro Woche gesammelt an Dich weiter, das Porto zahlst Du. Alternativ lagern wir die Originale im Digital Pro bis zu 90 Tage. Scans schicken wir auf Wunsch zusätzlich an bis zu drei weitere E-Mail-Adressen, etwa an Deine Steuerberatung.

Für eine Verwaltung ist das ein Vorteil, weil Belege aus Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 28 WEG digital vorliegen. Wie ein ordentliches Scanverfahren aussieht und was Du im Original behalten musst, erklärt Geschäftspost digitalisieren nach GoBD. Wie der Ablauf insgesamt funktioniert, steht unter So funktioniert der Postservice.

Eine Texterkennung der Scans oder eine Schnittstelle zu Verwaltungssoftware bieten wir nicht an. Beides ist geplant, aber nicht verfügbar. Rechne heute mit PDF-Dateien per E-Mail. Worin sich das von einem reinen Scan-Dienst unterscheidet, zeigt Scan-Dienst oder Geschäftsadresse mit Postservice.

Kosten: Business oder Digital Pro

Das Business-Paket kostet 24,90 € netto im Monat plus 29 € Einrichtung, 10 Scans sind inklusive, jeder weitere kostet 0,99 €. Digital Pro kostet 49 € netto im Monat plus 29 € Einrichtung, Scans sind unbegrenzt. Ab 35 Scans im Monat ist Digital Pro günstiger: 24,90 € + 25 × 0,99 € = 49,65 €.

Scans im MonatBusiness nettoDigital Pro netto
1024,90 €49,00 €
2034,80 €49,00 €
3044,70 €49,00 €
3549,65 €49,00 €
6074,40 €49,00 €
Weiterleitung der Originaleoptional wöchentlich, 6,99 € je Sammelsendung inklusive Porto bis 1 kgwöchentlich inklusive, Porto extra

Tabelle seitlich wischen.

Beide Pakete sind ohne c/o, mit eigenem Briefkasten, Bestätigung für Notar und Handelsregister und Bescheinigung fürs Gewerbeamt. Pakete nehmen wir im Business- und im Digital-Pro-Paket für 3 € je Paket an. Identitätsprüfung per POSTIDENT, bei Gesellschaften zusätzlich die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten nach dem Geldwäschegesetz. Alle Preise netto zzgl. USt., bei monatlicher Zahlung zum Monatsende kündbar (Business und Digital Pro nach einem Monat Mindestlaufzeit), keine Kaution. Alle Stückpreise auf Preise und Stückkosten.

Modellfall: Kleinverwaltung mit 12 Gemeinschaften

Rechenbeispiel, kein echter Kunde. Eine Verwalterin betreut als Einzelunternehmerin 12 Wohnungseigentümergemeinschaften mit zusammen rund 150 Einheiten, Mietverwaltung macht sie nicht. Ihr Büro ist ein Raum in ihrem Haus, dort ist sie an zwei Tagen pro Woche. Eigentümer erreichen sie per E-Mail und über eine Notfallnummer, Gerichte und Behörden schreiben an die Büroanschrift.

Die Rechnungen der Handwerker, Versorger und Versicherer, zusammen etwa 60 Briefe im Monat, will sie künftig an die Geschäftsadresse lenken und digital bearbeiten. Rechnung im Business-Paket: 24,90 € + (60 − 10) × 0,99 € = 74,40 € netto im Monat. Im Paket Digital Pro: 49 € netto, dazu das Porto für die wöchentliche Weiterleitung. Einrichtung in beiden Fällen 29 €. Sie nimmt Digital Pro und spart gegenüber Business 25,40 € netto im Monat, vor dem Porto der Weiterleitung.

Die Büroanschrift bleibt die Anschrift gegenüber Gerichten, Eigentümern und Mietern der Gemeinschaften. Klagen, Einschreiben und alles Fristkritische laufen weiter dort auf. Welche Einschreiben es gibt und was sie beweisen, zeigt Einschreiben-Arten mit Kosten und Beweis.

Alles zu Business ohne c/o, von der Bestätigung für Notar und Registergericht bis zum Briefkasten mit Deiner Firma: Adresse fürs Handelsregister mieten.

Grenzen

Was die Adresse für Dich nicht leistet

  • Kein Notfalldienst. Wasserschaden, Heizungsausfall, Sturmschaden: Dafür brauchst Du eine Notfallnummer und einen eigenen Weg, der ohne Umweg bei Dir ankommt. Unsere Post ist dafür nicht gedacht.
  • Keine fristsichere Zustellstelle. Klagen, Beschlussanfechtungen und Kündigungen erreichen Dich erst nach der nächsten Bearbeitungsrunde. Gib Gerichten und Eigentümern eine Anschrift, an der Du selbst schnell annimmst.
  • Keine Eigentümerversammlungen und keine Sprechstunden. An der Adresse gibt es keine Räume für Termine.
  • Keine Aktenlagerung. Verwaltungsunterlagen, Beschlusssammlungen und Schlüssel nehmen wir nicht in Verwahrung. Originale lagern wir im Digital Pro höchstens 90 Tage.
  • Keine Erlaubnis und kein Gewerbe. Beides bleibt am Ort Deiner Verwaltung. Die Adresse ist keine Betriebsstätte nach § 12 AO.

So kommst Du zum Postservice: Postservice für Deine Verwaltung anfragen, Angebot per E-Mail, Unterschrift im Online-Vertragsformular, Identitätsprüfung per POSTIDENT, bei Gesellschaften zusätzlich die GwG-Prüfung, Freischaltung nach abgeschlossener Identitätsprüfung. Verwandte Berufe mit eigener Seite: Geschäftsadresse fürs Maklerbüro und Anschrift für Versicherungsvermittler.

Kapitel 08

Häufige Fragen

Braucht eine WEG-Verwaltung eine Erlaubnis nach § 34c GewO?

Ja, wenn Du gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern verwaltest. § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO nennt das ausdrücklich, ebenso die Verwaltung von Mietverhältnissen über Wohnräume für Dritte. Die Erlaubnis erteilt je nach Land die IHK oder eine andere Behörde, in Niedersachsen die IHK. Dazu kommen die Berufshaftpflichtversicherung und die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren nach § 34c Abs. 2a GewO. Eine Geschäftsadresse ersetzt nichts davon.

Darf die Geschäftsadresse im Impressum meiner Hausverwaltung stehen?

Grundsätzlich ja, wenn Du dort tatsächlich erreichbar bist und die Angaben zu Deiner übrigen Außendarstellung passen. Ins Impressum gehören nach § 5 Abs. 1 DDG außerdem die zuständige Aufsichtsbehörde für Deine Erlaubnis nach § 34c GewO und bei einer GmbH das Handelsregister. Die Aufsichtsbehörde bleibt die an Deinem Arbeitsort. Frag vorher Deine Erlaubnisbehörde, welche Anschrift sie für Deinen Betrieb führt, damit Impressum und Behördenakte zusammenpassen.

Was passiert, wenn eine Beschlussanfechtungsklage an die Geschäftsadresse zugestellt wird?

Die Zustellung ist mit dem Eingang bei uns bewirkt, und ab dann laufen die Fristen. Nach § 276 ZPO kann das Gericht eine Notfrist von zwei Wochen setzen, um die Verteidigung anzuzeigen, und § 44 Abs. 2 WEG verpflichtet Dich, die Eigentümer unverzüglich zu informieren. Weil wir Post mindestens einmal pro Woche bearbeiten, geht davon Zeit verloren. Gib Gerichten deshalb eine Anschrift, an der Du selbst annimmst.

Lohnt sich Digital Pro für eine kleine Hausverwaltung?

Ab 35 Scans im Monat ist Digital Pro günstiger als das Business-Paket, weil dort ab dem elften Scan je 0,99 € dazukommen. Bei 60 Briefen zahlst Du im Business-Paket 74,40 € netto, in Digital Pro 49 € netto. Dazu leitet Digital Pro die Originale wöchentlich weiter, nur das Porto kommt hinzu. Bis 34 Scans im Monat ist Business günstiger, auf Wunsch mit wöchentlicher Sammel-Weiterleitung für 6,99 € je Sammelsendung inklusive Porto bis 1 kg.

Kann ich die Scans direkt an meine Verwaltungssoftware schicken?

Nein, eine Schnittstelle zu Verwaltungssoftware und eine Texterkennung sind geplant, aber nicht verfügbar. Heute bekommst Du die Scans als PDF per E-Mail, im Paket Digital Pro auf Wunsch zusätzlich an Deine Steuerberatung. Viele Programme können PDF-Belege aus einem E-Mail-Postfach oder einem Ordner übernehmen. Prüf das bei Deinem Softwareanbieter, bevor Du den Postweg umstellst, und halte fest, wie Du Scans und Originale nach GoBD ablegst.

Quellen

Geprüft am 25.09.2026:

Dieser Text ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Der Modellfall ist ein Rechenbeispiel mit Beispieldaten.

Passendes Paket: Digital Pro, 49,00 € netto im Monat

Alle Briefe geöffnet und gescannt, in jeder Bearbeitungsrunde, ohne Stückpreis. Originale gehen wöchentlich an Dich oder liegen 90 Tage bei uns.

Bei Jahreszahlung (12 Monate Laufzeit, Jahresbetrag im Voraus, 470,40 € netto) 39,20 € netto im Monat, 20 % günstiger.

  • Einmalig 29 € Einrichtung inkl. Identitätsprüfung per Postident
  • Mindestlaufzeit 1 Monat, dann bei monatlicher Zahlung kündbar zum Monatsende
  • Keine Kaution
Was passiert mit meiner Post?

Bearbeitung mindestens einmal pro Woche, Umschlagfoto per E-Mail, geöffnet nur auf Deine Freigabe.

Wie schnell geht es?

Antwort in der Regel am nächsten Werktag, Freischaltung nach der Identitätsprüfung, ohne festen Termin.

Kostenloses Angebot anfordernAlle Preise

Unverbindlich · keine Zahlung bei der Anfrage · Antwort per E-Mail

Identitätsprüfung vor der Freischaltung: im Impressum-Paket für Einzelunternehmer und Freiberufler per Ausweisfoto direkt im Vertragsformular oder nach der Unterschrift über den zugeschickten Link, bei Business, Digital Pro und Gesellschaften per Postident. Bei Gesellschaften identifizieren wir zusätzlich die für sie handelnde Person und die wirtschaftlich Berechtigten (§§ 10 bis 12 GwG); als Anbieter von Geschäftsadressen sind wir dort Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 lit. c GwG.

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