Grundsätzlich ja, aber nicht ohne Weiteres. § 147 Abs. 2 AO erlaubt, empfangene Geschäftsbriefe und Buchungsbelege als Wiedergabe aufzubewahren, wenn sie bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der Frist jederzeit lesbar sind. Die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 verlangen zusätzlich ein dokumentiertes Verfahren. Stand: 29.09.2026.
Wie Du Deine Post überhaupt digital bekommst, mit Wegen, Kosten und Ablauf, steht unter Geschäftspost digitalisieren. Hier geht es um die steuerliche Seite: wann der Scan das Papier ersetzen darf.
In der Praxis heißt das „ersetzendes Scannen". Es ist zulässig, wenn Du es ordentlich organisierst. Wer einfach Fotos macht und das Papier wegwirft, riskiert bei einer Betriebsprüfung Ärger, weil er nicht zeigen kann, dass die Scans vollständig und unverändert sind.
Ein Scan ersetzt nicht automatisch das Original
Für die Steuer zählt nicht, ob ein Dokument lesbar ist, sondern ob die Aufbewahrung ordnungsgemäß ist. § 147 Abs. 2 AO nennt zwei Bedingungen:
- Die Wiedergabe muss mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen „bildlich" übereinstimmen, mit anderen Unterlagen „inhaltlich", wenn sie lesbar gemacht wird.
- Sie muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen. Diese musst Du im Original aufbewahren.
Ein Scan, den wir Dir per E-Mail schicken, ist also zunächst eine Information: Du weißt, was angekommen ist. Ob er auch Dein Aufbewahrungsexemplar wird, entscheidet sich in Deiner Buchhaltung. Dort muss er unverändert abgelegt und wiederauffindbar sein.
