Du kannst Geschäftspost selbst mit Scanner oder Scan-App erfassen, sie an einen Scan-Dienst umleiten, per Nachsendeauftrag bündeln oder über eine Geschäftsadresse mit Postservice annehmen und scannen lassen. Entscheidend sind drei Fragen: Wo kommt die Post an, wer öffnet sie, und was passiert mit dem Papier? Danach richten sich Aufwand, Kosten und Datenschutz.
Auf dieser Seite geht es um den Weg vom Briefkasten ins Postfach. Ob ein Scan später das Papieroriginal ersetzen darf, ist eine Steuerfrage; sie steht unter Eingangspost scannen nach GoBD. Wie Originale zu Dir kommen, wenn Du sie doch brauchst, zeigt Weiterleitung einzeln oder gesammelt.
Vier Wege im Vergleich
| Weg | Wo die Post ankommt | Aufwand für Dich | Kosten | Datenschutz |
|---|---|---|---|---|
| Selbst scannen (Scanner oder Scan-App) | an Deiner bisherigen Anschrift | hoch: Du musst vor Ort sein, jeden Brief öffnen, scannen, benennen und ablegen | Gerät oder App und Deine Arbeitszeit | bleibt bei Dir |
| Scan-Dienst ohne eigene Adresse | an Deiner bisherigen Anschrift oder beim Dienst, je nach Modell | gering, sobald eingerichtet; Deine Anschrift bleibt, wo sie ist | je Anbieter, oft Pauschale mit Mengengrenze oder Preis je Seite | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO prüfen |
| Nachsendeauftrag und selbst scannen | dort, wohin Du nachsenden lässt | mittel: Du scannst weiterhin selbst, nach sechs Monaten brauchst Du einen Folgeauftrag | Deutsche Post für Geschäftskunden 51,90 € online für sechs Monate | Post bleibt Papier, bis Du sie scannst |
| Geschäftsadresse mit Postservice | an einer neuen Anschrift, bei uns in Gronau (Leine) | gering: Du entscheidest per E-Mail-Antwort, was passiert | ab 7,90 € netto im Monat, Umschlagfoto immer kostenlos | Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, geöffnet wird nur mit Deiner Postvollmacht |
Tabelle seitlich wischen.
Die Tabelle zeigt keinen Sieger, sondern Einsatzbereiche. Hast Du ein Büro mit fester Anschrift und jemanden, der die Post öffnet, reicht oft ein Scanner. Willst Du Deine Anschrift behalten und nur die Arbeit abgeben, passt ein Scan-Dienst. Brauchst Du dagegen eine Anschrift, die nicht Deine Wohnung ist, und willst die Post gleich digital, ist eine Geschäftsadresse mit Postservice der kürzere Weg.
