Geschäftsadresse für virtuelle Assistenz

Virtuelle Assistentinnen kümmern sich oft um die Organisation ihrer Kunden, und da liegt eine Idee nahe: Könnte die Kundin ihre Post nicht auch an Deine Geschäftsadresse schicken lassen, und Du sortierst sie? Die Antwort ist nein, und zwar aus mehreren Gründen.

Der Vertrag gilt nur für Dein Unternehmen. Wir prüfen die Identität der Person, die den Vertrag schließt, und nehmen Post an, die an sie oder ihr Unternehmen adressiert ist. Sendungen an einen Namen, der bei uns nicht als Kunde hinterlegt ist, nehmen wir nicht an, sie gehen an den Absender zurück.

Kein Büroservice für Dritte. Wer Anschriften an Dritte weitergibt oder für andere Firmen Post annimmt, bietet selbst einen Dienst an, der eigenen Pflichten unterliegt, bis hin zur Prüfung nach dem Geldwäschegesetz. Das ist nicht Dein Geschäftsmodell und nicht das, was Du mit uns vereinbarst.

Kundenpost gehört an die Kundenadresse. Deine Kundin braucht eine eigene Anschrift für ihr Impressum, ihre Verträge und ihr Finanzamt. Wenn Du ihre Post bearbeiten sollst, gibt es saubere Wege: Sie mietet selbst eine Geschäftsadresse und schickt Dir die Scans weiter, oder sie erteilt Dir eine Vollmacht für ihr eigenes Postfach. Was eine Postvollmacht leistet und was nicht, erklärt Postvollmacht für Geschäftspost. Einen Überblick über alle Möglichkeiten gibt Wege, Geschäftspost zu digitalisieren.

Diese Grenze ist kein Nachteil. Sie schützt Dich davor, für Briefe verantwortlich zu sein, die Du nie hättest bekommen sollen.

Kundendaten und Auftragsverarbeitung

Viele virtuelle Assistentinnen verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Kunden: Postfächer, Kalender mit Namen, Kundenlisten, Bewerbungen. Dann bist Du in aller Regel Auftragsverarbeiterin. Art. 28 Abs. 3 Satz 1 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen festlegt.

In jedem dieser Verträge stehst Du mit Anschrift. Bei vier oder fünf Retainer-Kunden sind das vier oder fünf AV-Verträge, die Du bei einem Umzug alle ändern müsstest. Mit einer festen Geschäftsadresse bleibt die Anschrift gleich, auch wenn Du umziehst oder eine Weile aus dem Ausland arbeitest. Wir selbst sind dabei nicht Unterauftragsverarbeiter Deiner Kunden, weil wir nur Deine eigene Geschäftspost bearbeiten.

Buchhaltung, Lohn und das Steuerberatungsgesetz

Viele Kunden fragen ihre VA irgendwann: „Kannst Du nicht auch die Buchhaltung machen?" Hier zieht das Steuerberatungsgesetz eine Grenze. Hilfe in Steuersachen dürfen grundsätzlich nur Steuerberater und andere befugte Personen leisten. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nimmt bestimmte Tätigkeiten aus: das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung.

Diese Ausnahme hat eine Voraussetzung. Die Tätigkeiten müssen in der Verantwortung einer Person liegen, die nach der Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder nach einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen tätig war, in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. Wer das nicht mitbringt, bleibt bei vorbereitenden Arbeiten: Belege sortieren, Rechnungen nach Vorgabe schreiben, Unterlagen für die Steuerberatung zusammenstellen. Jahresabschluss und Steuererklärungen sind in keinem Fall VA-Aufgaben.