Das hängt von der Rechtsform ab. Eingetragene Kaufleute nennen Firma, Zusatz „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer. GmbH und UG nennen Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Registereintrag haben keine gesetzliche Signaturpflicht, geben Name und Anschrift aber besser freiwillig an.
Diese Seite behandelt die einzelne geschäftliche E-Mail an Kunden, Lieferanten oder Behörden. Was in den Footer eines Newsletters gehört und welche Regeln für Werbemails gelten, steht unter Newsletter-Impressum und Werbemails. Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind ein drittes Thema, dazu unten mehr.
Wann eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist
Die Vorschriften für eingetragene Kaufleute und Gesellschaften gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. So steht es wörtlich in § 37a Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 AktG und § 25a Abs. 1 GenG. Eine geschäftliche E-Mail an eine bestimmte Person oder Firma fällt darunter, ebenso ein Fax oder ein Brief auf Papier.
Drei Punkte, die in der Praxis wichtig sind:
- Jede geschäftliche E-Mail zählt, auch die kurze Antwort auf eine Kundenfrage. Die Signatur ist der einfachste Weg, die Angaben nie zu vergessen.
- Die Vordruck-Ausnahme ist eng. Nicht nötig sind die Angaben bei Mitteilungen oder Berichten in einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden und in die nur die Angaben des Einzelfalls eingefügt werden (§ 37a Abs. 2 HGB, § 35a Abs. 2 GmbHG). Eine normale E-Mail ist kein solcher Vordruck. Verlass Dich nicht auf die Ausnahme.
- Wer fehlt, zahlt Zwangsgeld. Das Registergericht hält zur Einhaltung durch Zwangsgeld an: für e. K., OHG und KG nach § 37a Abs. 4 HGB, für GmbH und UG nach § 79 Abs. 1 GmbHG, dort bis 5.000 € je Festsetzung, für die AG nach § 407 Abs. 1 AktG. Daneben ist eine Abmahnung durch Wettbewerber nicht ausgeschlossen.
