Impressum im Newsletter: Pflichtangaben und Muster-Fußzeile

Sobald Dein Newsletter Werbung enthält, also Angebote, Rabatte, Produkthinweise oder Partnerlinks, ist er kommerzielle Kommunikation. § 6 Abs. 1 DDG verlangt dann mindestens:

• Erkennbarkeit: Kommerzielle Kommunikation muss klar als solche zu erkennen sein.
• Identifizierbarkeit: Die Person, in deren Auftrag sie erfolgt, muss klar identifizierbar sein.
• Rabatte und Zugaben: Angebote zur Verkaufsförderung müssen klar erkennbar sein, die Bedingungen leicht zugänglich sowie klar und unzweideutig angegeben.
• Gewinnspiele: Preisausschreiben oder Gewinnspiele mit Werbecharakter müssen klar erkennbar sein, die Teilnahmebedingungen leicht zugänglich.

§ 6 Abs. 2 DDG betrifft E-Mails ausdrücklich: In der Kopf- und der Betreffzeile darf weder der Absender noch der kommerzielle Charakter verschleiert oder verheimlicht werden. Ein Verschleiern liegt vor, wenn Kopf- oder Betreffzeile absichtlich so gestaltet sind, dass der Empfänger vor dem Öffnen keine oder irreführende Informationen über Absender oder Werbecharakter erhält. Wer das absichtlich tut, handelt nach § 33 Abs. 1 DDG ordnungswidrig, der Bußgeldrahmen reicht nach § 33 Abs. 6 DDG bis 300.000 €. Zum Vergleich: Ein fehlendes oder unvollständiges Impressum nach § 5 Abs. 1 DDG ist nach § 33 Abs. 2 Nr. 1 DDG mit bis zu 50.000 € bedroht. In der Praxis kommt der Ärger häufiger über eine Abmahnung nach § 3a UWG.

Praktisch heißt das: Ein Absendername wie „Team“ oder „Info“ ohne Firmenbezug und eine Betreffzeile wie „Deine Rechnung“ für eine Werbeaktion sind genau das, was § 6 Abs. 2 DDG verbietet.

Geschäftliche E-Mails: Pflichtangaben je Rechtsform

Für einzelne geschäftliche E-Mails von e. K., OHG, KG, UG, GmbH und AG gelten zusätzlich die Vorschriften über Geschäftsbriefe; sie verlangen Registerangaben und Ort oder Sitz, nicht die volle Anschrift. Welche Angaben je Rechtsform in die Signatur gehören, mit fertigen Vorlagen zum Kopieren, steht unter Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur.

Versanddienste verlangen eine Postanschrift

Unabhängig vom deutschen Recht stellen die Versanddienste eigene Regeln auf. Ein Beispiel mit offizieller Hilfeseite: Mailchimp schreibt in seiner Hilfe zu E-Mail-Fußzeilen, Stand: September 2026, dass die Anschrift im Footer eine Postanschrift sein muss, E-Mail-Adressen oder Websites sind nicht zulässig. Wer von zu Hause arbeitet und seine Privatadresse nicht zeigen will, dem empfiehlt die Hilfe ein Postfach.

Hier liegt ein Stolperstein. Für den Versanddienst mag ein Postfach genügen. Für das Impressum nach § 5 Abs. 1 DDG genügt es nicht, weil ein Postfach keine Anschrift ist, unter der Du niedergelassen bist. Wenn Footer und Impressum dieselbe Anschrift zeigen sollen, und das sollten sie, nimm eine Anschrift, die beides erfüllt. Eine Geschäftsadresse mit Postvollmacht leistet das. Andere Versanddienste haben ähnliche Regeln. Prüfe die Hilfeseite Deines Dienstes, bevor Du den Footer anlegst.

Vereine mit Mitglieder-Newsletter nennen den vertretungsberechtigten Vorstand und das Vereinsregister, siehe Geschäftsadresse für Vereine. Autorinnen, die über den Newsletter Bücher verkaufen, finden ihre Besonderheiten unter Geschäftsadresse für Selfpublisher.