Unterlagen für die Geschäftsadresse: Checkliste je Paket und Rechtsform

Ausweis oder Reisepass

Der Ausweis muss gültig sein. Prüf das Ablaufdatum, bevor Du unterschreibst: Mit einem abgelaufenen Ausweis können wir nicht freischalten. Im Impressum-Paket lädst Du als Einzelunternehmer gut lesbare Fotos oder Scans von Vorder- und Rückseite beim Unterschreiben im Vertragsformular hoch. Zugangs- und Seriennummer darfst Du schwärzen. Name, Geburtsdatum, Foto und Adresse müssen lesbar sein.

In Business und Digital Pro läuft die Prüfung für alle Kunden per Postident der Deutschen Post, bei Gesellschaften auch im Impressum-Paket. Die Einladung dazu kommt nach dem Vertragsschluss. Welche Wege Postident Dir anbietet, online oder in einer Filiale, steht in der Einladung. Nach Gronau (Leine) musst Du dafür nicht kommen. Bei Gesellschaften erheben wir die Angaben zur handelnden Person nach § 11 GwG und prüfen sie anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild (§ 12 Abs. 1 GwG).

Handelsregisterauszug oder Gesellschaftsvertrag

Eine Gesellschaft weist sich über den Handelsregisterauszug aus (§ 12 Abs. 2 GwG). Achte darauf, dass er aktuell ist. Läuft die Gründung noch, reicht der Entwurf des Gesellschaftsvertrags vom Notar mit den geplanten Gesellschaftern. Den Registerauszug reichst Du dann nach der Eintragung nach. Eine GbR ohne Registereintrag legt ihren Gesellschaftsvertrag vor oder, wenn es keinen schriftlichen gibt, eine Aufstellung der Gesellschafter mit Beteiligungsquoten.

Wirtschaftlich Berechtigte

Wirtschaftlich Berechtigter ist nach § 3 Abs. 2 GwG jede natürliche Person, die mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält oder die Gesellschaft auf vergleichbare Weise kontrolliert. Du nennst uns Namen und Geburtsdaten dieser Personen. Gibt es niemanden, der die Schwelle erreicht, gilt der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter. Wie Du das für Deine Gesellschaft bestimmst, zeigt Transparenzregister und wirtschaftlich Berechtigte.

Transparenzregister

Gesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen (§ 20 GwG). Wir müssen bei einer neuen Geschäftsbeziehung einen Nachweis der Registrierung oder einen Auszug aus dem Transparenzregister einholen (§ 12 Abs. 3 GwG). Fehlt die Eintragung, sagen wir es Dir, damit Du sie nachholen kannst. Warum ein Adressanbieter das überhaupt prüfen muss, erklärt Geldwäschegesetz und Adressanbieter.

Postvollmacht mit Empfangsvollmacht

Ohne Vollmacht dürfen wir keinen Brief für Dich annehmen. Deshalb erteilst Du mit dem Vertrag eine Postvollmacht. Sie enthält eine Empfangsvollmacht für Zustellungen nach § 171 ZPO und die Vollmacht zum Öffnen und Scannen nach Deinen Vorgaben. Im Impressum-Paket öffnen wir voreingestellt nur nach Deiner Freigabe je Brief. Die Vollmacht unterschreibst Du zusammen mit dem Vertrag im Online-Vertragsformular. Den Inhalt Abschnitt für Abschnitt erklärt Postvollmacht: Inhalt, Umfang und was sie erlaubt.

Weiterleitungsadresse

Wenn Du Originale bekommen willst, nennst Du eine Weiterleitungsadresse. Das darf Deine Wohnanschrift sein. Sie steht im Vertrag, nicht im Impressum, nicht im Register und nirgends öffentlich. Die Weiterleitung einzelner Briefe kostet 2,50 € je Brief plus Porto, die Sammelweiterleitung einmal pro Woche bis 1 kg 6,99 € inklusive Porto; in Digital Pro ist die wöchentliche Weiterleitung inklusive, nur das Porto kommt dazu.

E-Mail-Adresse

An diese Adresse gehen Angebot, Vertragsbestätigung, Rechnungen und später die Fotos Deiner Umschläge und die Scans. Nimm eine Adresse, die Du regelmäßig liest. Kommt das Angebot nicht an, schau auch in den Spam-Ordner. Eine Telefonnummer brauchen wir für den Vertrag nicht, und auch Dein Impressum kommt ohne sie aus, wenn Du einen zweiten schnellen Kontaktweg anbietest, siehe Telefonnummer im Impressum.